Task Management

Unter Task Management bearbeiten Sie Aufgaben und verwalten die Aufgabenpläne, aus denen Aufgaben entstehen. Die Modulübersicht führt in diese beiden Bereiche:

Modulübersicht „Task Management" mit den beiden Kacheln „Aufgaben" (Hier können Sie die Liste aller offenen Aufgaben und Genehmigungen einsehen.) und „Aufgabenpläne" (Erstellen und Verwalten von Vorlagen und Plänen für Aufgaben)

Welche der beiden Kacheln erscheint, hängt von Ihren Berechtigungen ab: Ohne Leserecht auf Aufgaben bzw. auf Aufgabenpläne entfällt die jeweilige Kachel.

Aufgaben

Eine Aufgabe ist ein Prozess mit zumindest einem Name und wird meist einer Person zugeordnet, die sie dann bearbeitet und dementsprechend den Fortschritt durch Lebenszyklusänderungen im System erfasst.

Die Aufgabenliste

Unter Task Management > Aufgaben sehen Sie die Aufgaben und Genehmigungen, für die Sie zugriffsberechtigt sind.

Listenansicht „Aufgaben" mit den Spalten „Auto Nummer", „Auto Name", „Titel", „CI-Typ", „Lebenszyklusphase", „Lebenszyklusstatus", „Letzte Aktualisierung am" und „Erstellt am"; oben rechts die Werkzeugleiste mit eingeblendetem Tooltip „Spalten ein-/ausblenden", die Tabelle selbst ist im Beispiel leer („Keine Daten vorhanden.")

Über die Werkzeugleiste oben rechts laden Sie die Liste neu, exportieren sie nach Excel, setzen Filter und blenden Spalten ein und aus. Ein Klick auf eine Spaltenüberschrift sortiert die Tabelle nach dieser Spalte; die Detailseite einer Aufgabe erreichen Sie beispielsweise per Doppelklick auf die Zeile.

Aufgabe anlegen

Eine Aufgabe ist ein Configuration Item; das Formular ist deshalb in dieselben aufklappbaren Bereiche gegliedert wie andere CI-Formulare. Welche Felder die Bereiche im Einzelnen enthalten, richtet sich nach dem zugrunde liegenden CI-Typ.

Neu angelegte Aufgabe mit den zugeklappten Bereichen „Allgemeine Daten", „Technische Daten", „System Info", „Arbeitszeiten" und „Sicherheitsgruppen"; im Kopf der Status „Ausarbeitung" sowie die Schaltflächen „Speichern" und „Abbrechen"

Die Bereiche Beziehungen und Historie stehen erst zur Verfügung, nachdem die Aufgabe erstmalig gespeichert wurde.

Aufgabe bearbeiten

Auf der Detailseite einer gespeicherten Aufgabe finden Sie alle in der Aufgabe gespeicherten Informationen. Der Kopf zeigt Titel und CI-Typ, die vom System vergebenen Angaben "Auto Name" und "Auto Nummer", den Status sowie die Schaltfläche "Bearbeiten", über die Sie in den bearbeitbaren Zustand wechseln.

Detailseite einer Aufgabe mit Titel „DOKU-Aufgabe 1", CI-Typ „Aufgabe", den Angaben „Auto Name" und „Auto Nummer", dem Status „Ausarbeitung" und der Schaltfläche „Bearbeiten"; darunter die zugeklappten Bereiche „Allgemeine Daten", „Technische Daten", „System Info", „Arbeitszeiten", „Sicherheitsgruppen", „Beziehungen" und „Historie"

Gegenüber dem Anlegen kommen zwei Bereiche hinzu: Unter Beziehungen verknüpfen Sie die Aufgabe mit anderen Configuration Items, unter Historie sehen Sie den Verlauf der bisherigen Bearbeitung. Speichern Sie Ihre Änderungen anschließend über "Speichern".

Aufgabenpläne

Sollen mehrere Aufgaben zu einem Paket zusammengefasst werden, kann dies in einem sog. Aufgabenplan geschehen. Aufgabenpläne können mit Configuration Items z. B. Tickets verknüpft werden und ähnlich Templates auch anderen Anwendern, insbesondere Supportern, für die weitere Verwendung immer wieder zur Verfügung gestellt werden. Somit können auf sehr einfache Art und Weise per Button-Klick oder einem Workflow-Baustein vorgegebene Standardaufgaben definiert und zugewiesen werden.

Ein Aufgabenplan besteht aus einer bestimmten Reihenfolge von Aufgabenvorlagen, die beim Starten eines Aufgabenplans zu Aufgaben (Configuration Items) werden. Die notwendigen Parameter der Aufgaben werden in den Aufgabenvorlagen festgelegt.

Definition

Aufgabenpläne und -vorlagen werden unter dem Hauptmenü-Eintrag Task Management vorgenommen.

Eine Aufgabenvorlage hat

  • das Pflichtfeld "Reihenfolge" (gleiche Reihenfolge bedeutet parallel)

  • das Pflichtfeld "Name"

  • das Feld "Beschreibung"

  • die Auswahl "Zuständige Benutzergruppe" (optional)

  • die Auswahl "Zuständiger Benutzer" (optional)

  • das Pflichtfeld "Aufgabentyp" – zur Auswahl stehen ausschließlich CI-Typen der Kategorie Aufgabe

  • den Schalter "Aktiv" (bei einer neuen Vorlage eingeschaltet)

Ein Aufgabenplan hat

  • das Pflichtfeld "Name"

  • das Feld "Beschreibung"

  • 0-n "Benutzer Rollen"

  • 1-n "Administrations Rollen" (Pflichtfeld)

  • 0-n Aufgabenvorlagen

Ein Aufgabenplan kann mit seinen abhängigen Aufgabenvorlagen kopiert werden; die Kopie übernimmt den Namen des Originals mit dem Zusatz "_Copy" und wird erst mit dem Speichern angelegt.

Aufgabenpläne können unter Task Management > Aufgabenpläne angelegt und geändert werden.

Für Aufgabenpläne gibt es ein eigenes Privileg (für je Sehen, Erstellen, Bearbeiten, Löschen), welches unter Administration > Rollen und Berechtigungen > Allgemeine Berechtigungen > Spezielle Berechtigung > Aufgaben Management > Aufgabenpläne administrierbar ist. Sollte der Rolle das Privileg "Aufgabenpläne" fehlen, kann weder der Plan genutzt noch administriert werden, selbst wenn die Rolle auf dem Plan zugewiesen wurde.

Ein Supporter/Benutzer sieht und kann alle Aufgabenpläne, die seinen Rollen als Administrations-Rolle zugeordnet, sind bearbeiten, ändern und löschen. Ein Supporter kann alle Aufgabenpläne, die seinen Rollen als Benutzer-Rolle zugeordnet sind, sehen aber nicht bearbeiten.

Aufgabenpläne verwalten

Unter Task Management > Aufgabenpläne finden Sie die Aufgabenpläne, für die Ihre Rollen berechtigt sind.

Listenansicht „Aufgabenpläne" mit den Spalten „Name", „Beschreibung", „Benutzer Rollen", „Administrations Rollen" und „Anzahl (Aufgaben)"; oben rechts die Werkzeugleiste mit der Plus-Schaltfläche zum Anlegen und eingeblendetem Tooltip „Spalten ein-/ausblenden", die Tabelle selbst ist im Beispiel leer („Keine Daten vorhanden.")

Die Spalte "Anzahl (Aufgaben)" zeigt, wie viele Aufgabenvorlagen der jeweilige Plan enthält. Je Zeile stehen die Aktionen "Details", "Bearbeiten", "Kopieren" und "Löschen" zur Verfügung, soweit Ihre Rollen auf dem Plan dazu berechtigt sind.

Aufgabenplan anlegen

  1. Klicken Sie in der Liste Aufgabenpläne auf die Plus-Schaltfläche der Werkzeugleiste.

  2. Tragen Sie unter Allgemeine Daten im Feld "Name" eine aussagekräftige Bezeichnung ein und ergänzen Sie bei Bedarf eine "Beschreibung".

  3. Wählen Sie unter "Administrations Rollen" mindestens eine Rolle aus – nur diese dürfen den Plan später bearbeiten. Unter "Benutzer Rollen" hinterlegen Sie die Rollen, die den Plan sehen, aber nicht bearbeiten dürfen.

  4. Fügen Sie im Bereich Aufgabenvorlagen über die Plus-Schaltfläche die Vorlagen hinzu, aus denen beim Start des Plans die Aufgaben entstehen.

  5. Speichern Sie den Aufgabenplan.

Formular „Aufgabenplan" mit dem aufgeklappten Bereich „Allgemeine Daten" (Felder „Name", „Beschreibung" mit Formatierungsleiste, „Benutzer Rollen" und „Administrations Rollen") und dem darunterliegenden Bereich „Aufgabenvorlagen" mit einer noch leeren Tabelle

Die Tabelle im Bereich Aufgabenvorlagen zeigt die Spalten "Reihenfolge", "Name", "Beschreibung", "Zuständiger Benutzer", "Zuständige Benutzergruppe", "CI-Typ" und "Aktiv". Jede Zeile entsteht über den Dialog "Aufgabenvorlage":

Dialog „Aufgabenvorlage" mit den Feldern „Reihenfolge" (Wert 1), „Name", „Beschreibung" mit Formatierungsleiste, „Zuständige Benutzergruppe", „Zuständiger Benutzer", „Aufgabentyp" und dem eingeschalteten Schalter „Aktiv"; unten die Schaltflächen „Ok" und „Abbrechen"

Die "Reihenfolge" bestimmt, in welcher Abfolge die Aufgaben abgearbeitet werden; Vorlagen mit derselben Reihenfolge laufen parallel. Bestätigen Sie den Dialog mit "Ok" – gespeichert wird die Vorlage erst zusammen mit dem Aufgabenplan.

Hinweis

Ist als "Aufgabentyp" eine Genehmigung ausgewählt, blendet der Dialog zusätzlich die Schalter "Begründung bei Genehmigen", "Begründung bei Ablehnen" und "Zusätzliche Authentifizierung" ein.

Aufgabenpläne starten

Neben der Möglichkeit, Aufgabenpläne über Workflows zu starten, können sie für jedes CI über die CI-Aktion Aufgabenplan starten gestartet werden, wenn man sich in der Bearbeitung oder Ansicht eines CIs befindet. Wird diese Aktion ausgewählt, erscheint eine Liste mit Aufgabenplänen, für die man berechtigt ist
und kann einen Aufgabenplan starten. An der Spalte "Anzahl gestartet" lässt sich erkennen, welche Aufgabenpläne für das gewählte CI bereits gestartet wurden.

Die Aufgaben werden in dem Status gestartet, der im zugeordneten Lebenszyklus als Vorbereitungsphase und -status definiert ist.

Aufgabenpläne in Ausführung

  • In der Detailansicht eines CIs werden die Aufgaben unter Allgemeine Daten / Tasks angezeigt.

  • Automatisierung: Wenn eine Aufgabe aus einem Aufgabenplan auf final gestellt wird, werden die nachfolgenden Tasks aktiviert. Das heißt, wenn alle CIs mit niedrigerer oder gleicher Ordnungsnummer final sind, werden die Tasks, die nicht final und mit der nächsten nicht-finalen Ordnungsnummer versehen sind, auf den Status gesetzt, der im zugeordneten Lebenszyklusmodell der Aufgaben unter Ausgangsphase und -status definiert ist.