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Portal

Der Bereich Portal steht jedem dot4-Benutzer mit Portal-Rechten zur Verfügung. Er beinhaltet standardmäßig die Menü-Punkte "Neues Ticket", "Meine Favoriten", "Mein Arbeitsplatz", "Meine Tickets", "Tickets meines Bereichs", "Service Shop", "Wissensdatenbank" und "Meine Aufgaben". Welche Punkte Ihnen angezeigt werden, hängt von Ihren Berechtigungen ab; ggf. müssen die Funktionen unter Allgemeine Berechtigungen für die Portal-Rolle freigeschaltet werden. Im "Service Shop" bestellen Portal-Benutzer die für sie bereitgestellten Services. Für Informationen dazu siehe dot4 Service Management und Portal - Service Shop .

Auf die verschiedenen Menü-Punkte können Sie auch über die Kacheln auf der Übersichtsseite des Portals gelangen. Auf den Kachelflächen finden Sie jeweils nützliche Informationen zur bereitgestellten Funktion:

Das Portal ist auch für schmale Bildschirme ausgelegt. Auf Mobilgeräten stehen die Kacheln einspaltig untereinander; Navigation und Suche liegen hinter den Symbolen in der Kopfleiste.

Meine Favoriten

Unter Portal > Meine Favoriten sieht ein Benutzer alle seine gespeicherten Favoritenlisten als Typ Link und alle seine Kopiervorlagen als Typ Vorlage in einer Tabelle. Er kann zu seiner Tabelle weitere Favoritenlisten hinzufügen und löschen. Über ein Doppelklick kann er seine gespeicherten Favoritenlisten öffnen und ansehen.

Die Spalte "Typ" unterscheidet die Werte "Tabelle", "Link" und "Vorlage". Die Spalte "Im Launchpad" zeigt, ob der Favorit zusätzlich auf dem Launchpad erscheint.

Mit den Favoriten haben Sie zusätzlich die Möglichkeit für oft benötigte CIs, Vorlagen zu speichern.

Mein Arbeitsplatz

Unter Portal > Mein Arbeitsplatz sieht ein Benutzer alle dot4-Inhalte (Configuration Items), zu denen er in einer Beziehung steht*. Er kann diese bei Bedarf filtern und sortieren sowie über ein Ticket oder Change zu den einzelnen Inhalten erstellen.

*Ausgenommen aus der Übersicht sind Tickets sowie die Beziehung "hat erstellt".

Links grenzen Sie über Filter die Anzeige ein: das Suchfeld durchsucht die Configuration Items, die Baumauswahl darunter (oberster Eintrag "Alle") schränkt auf einen CI-Typ ein, und über "Sortiert nach" legen Sie die Reihenfolge fest. Rechts erscheinen unter Ergebnisse die passenden Configuration Items als Kacheln mit Bild, Name, CI-Typ und Beschreibung. Das Verknüpfungssymbol auf einer Kachel öffnet die Liste der Tickettypen, für die Sie ein neues, mit diesem Configuration Item verknüpftes Ticket anlegen dürfen.

Meine Tickets

Unter Portal > Meine Tickets sieht ein Benutzer alle von ihm eröffneten Tickets. Er kann diese bei Bedarf inhaltlich durchsuchen sowie nach Ticket Typ und Status filtern.

Außerdem sieht der Benutzer die Tickets, die er verfolgt sowie derjenigen Anwender, für die er als Co- oder Key-User eingetragen ist. Mehr zu Co- und Key-User finden Sie hier.

Über die Werkzeugleiste rechts oben legen Sie ein neues Ticket an und erreichen unter anderem "Export nach Excel", "Als Favorit speichern", "Filter ein/ausblenden" und "Spalten ein-/ausblenden". Ein Doppelklick auf eine Zeile öffnet das Ticket.

In der Ticket-Detailansicht können dem Ticket Anhänge und Kommentare hinzugefügt werden.

Neues Ticket

1. Wählen Sie Portal > Neues Ticket. dot4 zeigt für jeden Tickettyp, den Sie im Portal anlegen dürfen, eine Kachel mit Namen und Kurzbeschreibung.

   

   Welche Kacheln erscheinen, hängt von Ihren Portal-Berechtigungen und Ihren Anlege-Rechten auf den jeweiligen CI-Typ ab. Die Namen stammen aus den Tickettypen Ihres Mandanten und können daher von der Abbildung abweichen.

2. Klicken Sie auf die Kachel des gewünschten Tickettyps. dot4 öffnet das Erfassungsformular.

   

3. Geben Sie unter Allgemeine Daten mindestens einen "Titel" und eine "Beschreibung" an und füllen Sie die weiteren Felder aus, soweit sie für Ihr Anliegen relevant sind. Über "Datei auswählen…" bei "Anhänge" hängen Sie Dateien an. Welche Felder angeboten werden, richtet sich nach dem gewählten Tickettyp und der Konfiguration Ihres Mandanten.

4. Speichern Sie das Ticket über "Speichern" im Kopfbereich. Mit "Abbrechen" verwerfen Sie die Eingabe.

Ob im Portal zusätzlich eine "Kategorie" und/oder eine "Priorität" abgefragt werden und welcher Tickettyp vorbelegt ist, steuern Benutzer mit entsprechenden Rollen und Rechten (z. B. Administrator) unter Administration > Service Operations > Einstellungen im Abschnitt Ticket erstellen Dialog.

Alternativ können Sie Tickets auch auf der Home -Seite durch Klick auf eröffnen (Spalte "Meine Tickets").

Tickets meines Bereichs

Unter Portal > Tickets meines Bereichs sehen Sie alle Tickets, für die Sie selbst oder Ihre Mitarbeiter als Anwender eingetragen sind. Die Ansicht ist wie Meine Tickets aufgebaut und erfordert eine eigene Berechtigung.

Service Shop

Hier ( Portal -> Service Shop ) können Benutzer mit entsprechenden Rechten (Portal-Rechte) Services bestellen, wie z. B. IT-Support, HR-Dienste, Handwerkerleistungen oder Büromaterialeinkauf.

Service bestellen

1. Navigieren Sie in dot4 über die Navigationsleiste zu Portal -> Service Shop .

2. Klicken Sie auf den gewünschten Service. Filtern Sie ggf. zuvor nach dem gewünschten Service.

3. Machen Sie in der darauf folgenden Service-Detailansicht (siehe Abbildung 02 ) ggf. notwendige Angaben, wie beispielsweise die Tintenfarbe der benötigten Druckerpatrone.

4. Fügen Sie den Service über Ihrem Warenkorb hinzu.

5. Klicken Sie auf oben rechts. Der Inhalt Ihres Warenkorbs wird nun eingeblendet (Warenkorbinhalt-Einblendung).

6. Klicken Sie in der Warenkorbinhalt-Einblendung auf , um zu Ihrem Warenkorb (Warenkorb-Detailansicht) zu gelangen und den Bestellvorgang einleiten zu können.

7. Klicken Sie in der Warenkorb-Detailansicht (siehe Abbildung 03 ) auf , um den Bestellvorgang abzuschließen.

8. Oder führen Sie die Bestellung direkt aus der Service-Detailansicht über aus. Klicken Sie im Dialog auf , um den Bestellvorgang abzuschließen.

9. Nach abgeschlossener Bestellung wird ein Ticket erstellt, das Ihnen unter Portal -> Meine Tickets den Status der Bestellung anzeigt.

Die Übersichtsseite

Die Seite ist zweigeteilt: links der Bereich Suche Service, rechts der Bereich Angebotene Services.

Unter "Angebotene Services" werden die für den Benutzer freigegebenen Services angezeigt. Jeder Service wird mit folgenden Informationen dargestellt:

• Bild (falls hinterlegt)

• Name

• Preis (einmalig)

• Kosten (laufend – falls zutreffend)

• Abrechnungsart

Unter "Suche Service" können diese Ergebnisse mittels Volltextsuche, Katalogauswahl, Sortierung (Name an-/absteigend, Preis an-/absteigend) sowie Preiseingrenzung über "Von" und "Bis" weiter gefiltert bzw. angepasst werden. Über "zurücksetzen" verwerfen Sie alle gesetzten Filter.

Werden unter "Angebotene Services" keine Services angezeigt, kann dies an den vorgenommenen Filter-Einstellungen liegen, oder es sind möglicherweise noch keine Services durch den Service Manager bzw. andere berechtigte Personen angelegt und für Sie freigegeben worden.

Durch Klicken auf einen Service gelangt man zur Service-Detailansicht (siehe Abbildung 02 ).

Über das Warenkorb-Symbol oben rechts wird Benutzern ihr aktueller Service-Warenkorbinhalt eingeblendet (Warenkorbinhalt-Einblendung). Die Zahl rechts neben dem Warenkorb-Symbol gibt die Anzahl der bereits im Warenkorb befindlichen Services an. Zum Warenkorb selbst (Warenkorb-Detailansicht) sowie Service-Bestellvorgang gelangt man über in der Warenkorbinhalt-Einblendung.

Die Service-Detailansicht

Abbildung 02: Service-Detailansicht (Beispiel)

In der Service-Detailansicht werden die zu dem Service hinterlegten Informationen plus erforderliche zusätzliche Angaben angezeigt. Man erreicht diese durch Klicken eines Service auf der Übersichtsseite des Service Shops.

Über fügt man den Service dem Warenkorb hinzu. Den Bestellvorgang abschließen kann man im Warenkorb selbst (Warenkorb-Detailansicht) über . Zur Warenkorb-Detailansicht (siehe Abbildung 03 ) gelangen Sie aus der Service-Detailansicht über das Warenkorb-Symbol oben rechts und in der darauf erscheinenden Warenkorbinhalt-Einblendung.

Abbildung 03: Warenkorb-Detailansicht

Der Kopf der Warenkorb-Detailansicht zeigt "Services im Warenkorb" mit der Anzahl und rechts die Schaltfläche "Bestellen"; ist noch nichts hinterlegt, meldet die Seite "Der Warenkorb ist leer".

Wissensdatenbank

Unter Portal > Wissensdatenbank sieht ein Benutzer alle für ihn vom Knowledge Management (z. B. Wissensmanager) bereitgestellten relevanten Wissens-Beiträge vom Typ Artikel als Übersicht . Er kann diese bei Bedarf inhaltlich durchsuchen, nach themenverwandten Artikeln filtern ( Tags ) und sortieren. Die Seite selbst trägt den Titel "Artikel".

Die Treffer erscheinen rechts als Kacheln mit Bild, Titel, Kurzbeschreibung, Bewertung und Tags. Ein Klick auf eine Kachel öffnet den Artikel.

In der Artikel-Detailansicht können Artikel vollständig gelesen sowie bewertet werden. Durch das objektive Bewerten von Artikeln geben Sie sowohl anderen Benutzern des Mandanten als auch dem Artikel-Ersteller (z. B. Wissensmanager) einen wichtigen Hinweis hinsichtlich der Qualität des Wissens-Beitrags. Für weitere Informationen über das Bewerten von Artikeln siehe Artikel-Bewertung

Meine Aufgaben

Unter "Meine Aufgaben" werden alle dem Benutzer zugeteilten Aufgaben aufgelistet. Diese kann er einsehen und aktualisieren.

Neben Aufgaben führt die Liste auch die Genehmigungen auf, für die Sie als Genehmiger eingetragen sind. Ein Doppelklick auf eine Aufgabe öffnet deren Detailseite; bei einer Genehmigung öffnet dot4 stattdessen den Dialog "Genehmigung". Dort sehen Sie Name, "Beschreibung", Status, Zuständigkeit, Erstell- und ggf. Ablaufdatum sowie das zugehörige Configuration Item und entscheiden über "Genehmigen" oder "Ablehnen". Je nach Konfiguration ist eine Begründung verpflichtend; anschließend schließen Sie den Vorgang über "Absenden" ab. Über "Details" wechseln Sie in die vollständige Detailansicht, über "Schließen" verlassen Sie den Dialog ohne Entscheidung.

Standardmäßig können Aufgaben folgende Lebenszyklusphasen und Lebenszyklusstatus haben:

Phase	Status
"Vorbereitung"	"Ausarbeitung" "Evaluierung"
"Zugewiesen"	"Angenommen" "In Bearbeitung" "Zurückgewiesen"
"Abschluss"	"Abgelehnt" "Erledigt" "Entfernt"

Hinweis

Aufgaben werden normalerweise indirekt über Services bzw. Workflows angelegt. Es ist auch möglich, Aufgaben direkt über das Configuration Management > CI-Typ Aufgabe anzulegen.

Suche

Geben Sie einen Suchbegriff in das Feld "Suche" in der Kopfleiste ein und starten Sie die Suche über die Lupe. dot4 wechselt daraufhin in die Portal-Seite "Suche" und zeigt dort alle Configuration Items, die zum Suchbegriff passen und für die Sie zugriffsberechtigt sind. Die Seite steht nur Benutzern mit der zugehörigen Berechtigung zur Verfügung.

Links grenzen Sie das Ergebnis über Filter auf einen oder mehrere "CI-Typ"-Einträge ein. Die Typliste ermittelt dot4 aus dem Suchbegriff, nicht aus der angezeigten Trefferliste – sie kann deshalb auch dann gefüllt sein, wenn der Ergebnisbereich keine Treffer zeigt. Rechts zeigt "Configuration Items" die Anzahl der Treffer und darunter die Ergebniskacheln. Ein Klick auf eine Kachel öffnet das Configuration Item.

Tipp

Über das Zahnrad-Symbol im Suchfeld passen Sie die Einstellungen der Suche an.