Administration - Systemeinstellungen
Bitte beachten Sie
Änderungen an den Systemeinstellungen wirken sich systemweit aus und sollten daher nur von kundigen Benutzern vorgenommen werden.
Die Systemeinstellungen sind nur Benutzern mit dafür vorgesehenen Rollen und entsprechenden Rechten zugänglich (siehe Rollen und Rechte ).
Unter Administration -> Systemeinstellungen sehen Sie in dot4 die Systemeinstellungen, die Sie vornehmen können.
Allgemeine Einstellungen
Unter Administration > Systemeinstellungen > Allgemeine Einstellungen können Sie in dot4:
den technischen Namen des aktuellen Mandanten einsehen
die Systemeinstellungen einsehen und anpassen
das Revisionslog aktivieren/deaktivieren
Sperren von CIs für andere Benutzer aktivieren/deaktivieren
Text-Ressourcen exportieren/importieren
ein eigenes Logo hochladen
die Anbindung an SmartSupport sowie das Launchpad-Verhalten konfigurieren
Die System-URLs des Mandanten finden Sie nicht hier, sondern unter Systeminformationen.
Allgemeine Daten
"Technischer Name": Hier sehen Sie den technischen Namen des aktuellen Mandanten.
"Maximale Dateigröße (MB)": Hier können Sie die maximale Dateigröße von Anhängen einstellen (in Megabyte)."Inventarisierung": Hier stellen Sie ein, anhand von welchem CI-Attribut über die Scan-Funktion der dot4 Mobile App ein CI-Datenabgleich mit der CMDB erfolgen soll. Die dot4 Mobile App ist derzeit noch nicht erhältlich.
"Fehler Support-Nachricht": Hier können Sie eine Fehlermeldung hinterlegen, die Benutzern bei Auftreten eines Fehlers zusätzlich zu einer Fehler-ID angezeigt werden soll.
"Revisionslog aktivieren": Hier schalten Sie das Revisionslog ein. Es protokolliert Änderungen an Configuration Items und Beziehungen sowie am Datenmodell (CI-Typen, CI-Attributstypen, CI-Beziehungstypen und deren Attribute). Im Auslieferungszustand ist es ausgeschaltet; das Einschalten kann sich negativ auf die Leistung der Anwendung auswirken (nähere Informationen zum Revisionslog siehe Revision ).
"CI-Lock aktivieren": Hier können Sie aktivieren, dass ein CI für andere Benutzer gesperrt wird, falls es von einem Benutzer editiert wird (nähere Informationen zum CI-Lock siehe CI-Lock ).
"Automatisches Entsperren nach": Hier legen Sie fest, nach welcher Zeitspanne dot4 ein gesperrtes CI selbsttätig wieder freigibt. Zur Auswahl stehen "Aus", "1 Stunde", "2 Stunden", "6 Stunden", "12 Stunden" und "24 Stunden".
"Workflow Log-Level": Hier können Sie festlegen, ob und wie Ausführungen von Workflows protokolliert werden. Es stehen folgende Ebenen der Protokollierung zur Verfügung:
"Aus": Keine Protokollierung
"Debug": Einträge zur Fehlersuche sowie fortfolgende Ebenen
"Info": Informative Einträge sowie fortfolgende Ebenen
"Warnung": Warnungs-Einträge sowie fortfolgende Ebenen
"Fehler": Fehler-Einträge
Warnung
Durch die Aktivierung des Workflow Logs werden sämtliche Ausführungen von Workflows protokolliert. Dies kann schnell zu großen Datenmengen führen, die die Leistung des Mandanten negativ beeinflussen.
Aktivieren Sie die Protokollierung nur für kurze Zeit und wählen Sie die Protokollierungebene mit Bedacht.
Mandanteninfo
Die Werte unter Mandanteninfo werden durch REALTECH gepflegt und sind weder durch Dot4-Administratoren noch Benutzer änderbar.
Mail Server
Wenn keine Daten gepflegt sind wird standardmäßig der SMTP Server von REALTECH genutzt. Sie können zwischen dem Smtp und Graph Protokoll wählen. Bei Auswahl des Graph-Protokoll muß zusätzlich der Schalter 'OAuth verwenden' aktiviert sein. Smtp kann mit und ohne das OAuth-Protokoll verwendet werden. Das OAuth-Protokoll funktioniert nur mit Microsoft Azure und Ihrer zugehörigen Tenant Id. Für die OAuth-Authentifizierung muß Ihr Azure AD Administrator der Enterprise Applikation "dot4 OAuth Mail" bezüglich der Berechtigungen für E-Mails zustimmen. Das geht über folgenden Link: "https://login.microsoftonline.com/{TenantId}/adminconsent?client_id=f428175a-1719-4ba9-b16c-b679c78e6073" - {TenantId} ist durch die eigene Azure TenantId zu ersetzen.
Bezüglich der SMTP Server Daten wenden Sie sich bitte an Ihre IT Administration.
Über den Schalter "E-Mail-Templates" kann die Konfiguration und Verwendung eigener E-Mail-Templates aktiviert werden. Ansonsten werden die Emails im Standard-Layout versandt. Zur Verwendung der selbst konfigurierten E-Mail-Templates gibt es weiter unten ein eigenes Kapitel.
Spracheinstellungen
"Standard-Währung": Hier können Sie die für den aktuellen dot4-Mandanten geltende Standard-Währung einstellen.
"Systemsprache": Hier können Sie die Standard-Sprache für neue Benutzer einstellen. Jeder Benutzer kann die für ihn geltende Systemsprache in seinem Benutzermenü selbst anpassen.
"Import/Export von Text-Ressourcen": Zu Übersetzungszwecken können Sie Text-Ressourcen in eine Excel-Tabelle exportieren, dort übersetzen und anschließend wieder importieren.
Klicken Sie auf "Texte exportieren", um den Dialog "Text-Ressources exportieren" zu öffnen. Legen Sie dort unter Folgende Datentypen exportieren: fest, welche Texte die Datei enthalten soll: "Default-CMDB-Text-Ressources" für die mitgelieferten und "Eigene Text-Ressources" für die selbst gepflegten Texte; vorbelegt sind die eigenen. Mindestens eine der beiden Auswahlmöglichkeiten muss aktiv sein. dot4 stellt die Texte daraufhin als Datei "TextResources.xlsx" bereit; die von Benutzern veränderten Texte sind darin in blauer Schriftfarbe dargestellt.
Zur Zuordnung enthält die Exportdatei die Spalten "Item Context", "Resource Type" und "Resource Id" sowie die Sprachspalten "de-DE" und "en-US"; die übrigen Spalten sind ausgeblendet. Übersetzbar sind die selbst gepflegten Bezeichnungen der Konfigurationsobjekte: CI-Typen, CI-Attribute und Attributgruppen, Beziehungsarten und deren Attribute, Auswahllisten samt Einträgen, Lebenszyklusmodelle mit ihren Phasen und Status, Rollen, Berichte sowie Launchpad-Bereiche und -Widgets.
Über "Texte importieren" laden Sie die übersetzte Excel-Tabelle wieder in dot4; die importierten Text-Ressourcen werden daraufhin von dot4 verwendet.
Beim Import werden die Texte der hochgeladenen Datei Zeile für Zeile übernommen: Vorhandene Texte werden überschrieben, fehlende neu angelegt. Leere Zellen und Zeilen, die nicht in der Datei stehen, ändern nichts — bereits vorhandene Übersetzungen bleiben erhalten. Verwenden Sie als Vorlage immer eine über "Texte exportieren" erzeugte Datei: Das Tabellenblatt muss "Text Resource Export" heißen und die Spalten "Item Context", "Item Uuid", "Resource Id", "Resource Type" sowie die Sprachspalten enthalten. Prüfen Sie das Ergebnis nach dem Import in der Oberfläche — die Erfolgsmeldung sagt nichts darüber aus, ob einzelne Zeilen übersprungen wurden.
Bitte beachten Sie: Um den Import der übersetzten Texte zu gewährleisten, dürfen in der Excel-Tabelle lediglich die Spalten "de-DE" und "en-US" editiert werden.
Fehlt für ein Objekt die Übersetzung in Ihrer Anmeldesprache, zeigt dot4 die am Objekt gespeicherte Bezeichnung an — es wird keine andere Sprache als Ersatz herangezogen. Das gilt gleichermaßen für Auswahllisten, CI-Typen, Rollen, Berichte und Launchpad-Inhalte.
Design
"Firmenlogo": Hier kann ein eigenes Logo für den aktuellen dot4-Mandanten hochgeladen werden.
"Firmenfarbe": Hier kann die firmeneigene Farbe in dot4 integriert und verwendet werden.
"Farbe bei Rot-Grün-Sehschwäche":Für Benutzer mit einer Sehschwäche kann eine zusätzliche Farbe verwendet werden.
Systeminformationen
Unter Administration > Systemeinstellungen > Systeminformationen finden Sie Informationen über Kennzahlen und Daten Ihres Mandanten. Die Seite ist eine reine Anzeige; die Werte können hier nicht bearbeitet werden.
Lizenzinformationen
Configuration Items (gesamt): Aktuelle Gesamtanzahl an Configuration Items Ihres Mandanten.
Configuration Items (lizenzpflichtig): Aktuelle Anzahl an lizenzpflichtigen Configuration Items. Dazu gehören alle CIs abzüglich der CIs aus den Kategorien ALM, Dokumente, Finanzen, Organisation, Prozesse, Serviceportfolio, Standorte, Verträge, Wissen.
Configuration Items (lizenziert): Vertraglich geregelte maximal zulässige Anzahl an lizenzpflichtigen Configuration Items
Benutzerkonten (gesamt): Aktuelle Gesamtanzahl an aktiven Benutzerkonten unabhängig von den zugeordneten Rollen.
Benutzerkonten (lizenzpflichtig): Aktuelle Gesamtanzahl an aktiven, lizenzpflichtigen Benutzerkonten. Lizenzpflichtig sind Benutzerkonten, denen mindestens eine Rolle (ungleich "Portal"-Rolle) zugeordnet ist.
Benutzerkonten (lizenziert): Vertraglich geregelte maximal zulässige Anzahl an lizenzpflichtigen Benutzern
Lizenzen gültig ab: Startdatum der Lizenzgültigkeit
Vertrags-/Kundenreferenz: REALTECH-interne Referenz
Mandanten-Datenbank
Name Mandanten-DB: Name der Datenbank des Mandanten
Größe Mandanten-DB: Speicherplatz, der von der Datenbank verwendet wird
Belegte Größe Mandanten-DB: Speicherplatz, der tatsächlich von der Datenbank verwendet wird
Reservierte Größe Mandanten-DB: Speicherplatz, der der Datenbank zugewiesen ist
System URLs
Hier werden verschiedene URLs angezeigt, die zur Nutzung von weiteren Tools benötigt werden.
Dot4 Information Hub Server: URL zur Einrichtung des Import-Server
Dot4 API Base URL: Basis-URL bei der Benutzung der REST-API
Dot4 API URL (für dot4 Event Client): Basis-URL zur Verwendung mit dem dot4-Event Client
URL des Import-Server-Downloads: URL zum Download des aktuellen Import-Servers
NodeRed-URL: URL zur Verwendung der NodeRed-Funktionalität
Des Weiteren sind die GIC-Zugangsdaten gelistet, wobei Sie entweder die URLs für den produktiven dot4-Hub benötigen, sofern Sie die SaaS-Lösung gebucht haben, oder die Daten für eine lokale Installation.
GIC (Odata) Configuration Items: URL zum Abruf von Configuration Items per Odata
GIC (Odata) Relationen: URL zum Abruf von Relationen per Odata
GIC (Odata) SLA: URL zum Abruf der SLA per Odata
Service-Zeiten
Unter Administration -> Systemeinstellungen -> Service-Zeiten können Sie in dot4 Service-Zeiten erstellen und bearbeiten, auf deren Basis Kennzahlen für Tickets, wie beispielsweise Reaktions- und Lösungszeit, berechnet werden (siehe Kennzahlen ).
Service-Zeiten erstellen
Klicken Sie in dot4 im Feld "Service-Zeiten" auf
(oberhalb des Such-Panels), um die
Service-Zeiten-Eingabemaske ggf. zunächst zu öffnen.Vergeben Sie unter "Allgemeine Daten" einen Namen für die anzulegenden Service-Zeiten und fügen Sie eine Beschreibung, die Zeitzone, sowie den Feiertagskalender hinzu.
Wichtig
Jeder Service-Zeit kann genau ein Feiertagskalender oder kein Feiertagskalender zugeordnet werden.
Passen Sie in der Tabelle "Service-Zeiten" die mit dot4 ausgelieferten Default-Service-Zeiten entsprechend an. In der Detailansicht eines Wochentages kann über "Aktiv" eingestellt werden, ob es sich um einen regulären Arbeitstag handelt ("Ja") oder nicht (z. B. Wochenende = "Nein").
Speichern Sie die neuen Service-Zeiten. Service-Zeiten werden als aktiv gespeichert, sofern diese nicht vor dem Speichern durch Klick auf die Schaltfläche
deaktiviert
wurden (
).
Service-Zeiten bearbeiten
Um bereits gespeicherte Service-Zeiten zu bearbeiten, gehen Sie wie folgt vor:
Wählen Sie in dot4 im Feld "Service-Zeiten" die zu bearbeitenden Service-Zeiten aus (Auswahl wird durch grüne Markierung bestätigt).
Klicken Sie oberhalb der Service-Zeiten-Eingabemaske auf "Bearbeiten".
Nehmen Sie die gewünschten Änderungen an den Service-Zeiten vor. In der Detailansicht eines Wochentages kann über "Aktiv" eingestellt werden, ob es sich um einen regulären Arbeitstag handelt ("Ja") oder nicht (z. B. Wochenende = "Nein").
Speichern Sie die bearbeiteten Service-Zeiten. Bei Speicherung wird der aktuelle Status der Service-Zeiten (
oder
)
übernommen, sofern dieser nicht bearbeitet wurde.
Feiertage
Hier (Administration > Systemeinstellungen> Feiertage) erstellen Sie eine Liste ihrer relevanten Kalender. In den Kalendern werden die Feiertage der jeweiligen Länder eingepflegt.
Die Übersicht listet die vorhandenen Kalender mit "Name" und "Beschreibung" auf. Über das Plus-Symbol in der Werkzeugleiste legen Sie einen weiteren Kalender an; per Doppelklick öffnen Sie einen vorhandenen Kalender.
Die Detailansicht eines Kalenders zeigt unter Allgemeine Daten Name und Beschreibung, darunter im Abschnitt Feiertage die Kalenderansicht mit den eingetragenen Feiertagen.
Wichtig
Ein Feiertagskalender kann nicht gelöscht werden, sobald er in den Service-Zeiten genutzt wird.
Auswahllisten
Unter Administration -> Systemeinstellungen -> Auswahllisten können Sie in dot4 Auswahllisten erstellen, bearbeiten und verwalten, die als Dropdown-Listen in bestimmten Configuration Items zur Verfügung stehen sollen.
Die Ansicht ist geteilt: links stehen die vorhandenen Auswahllisten samt Suchfeld, rechts die Details der ausgewählten Liste. Unter Allgemeine Daten sehen Sie "Name" und "Beschreibung", darunter im Abschnitt Auswahllisteneinträge die Einträge mit den Spalten "#", "Wert", "Text" und "Hintergrundfarbe". Systemseitig ausgelieferte Listen sind im Kopf der Detailansicht als System-Auswahlliste gekennzeichnet.
Bitte beachten Sie
Um eine Auswahlliste zur Verfügung zu stellen, muss die aktive Auswahlliste unter Administration -> Configuration Management -> CI-Kategorien, -Typen und -Attribute mindestens einem CI-Typ oder einer CI-Kategorie als CI-Attribut zugewiesen werden. Die Auswahlliste steht dann in entsprechenden Configuration Items zur Verfügung. Jede Auswahlliste kann beliebig vielen CI-Typen und CI-Kategorien zugewiesen werden.
Einige Auswahllisten werden systemseitig bereitgestellt. Alle mitgelieferten Auswahllisten sind
initial aktiv. Ist eine Liste im Kopf der Detailansicht als System-Auswahlliste gekennzeichnet, so
ist der Schalter "Aktiv" gesperrt, "Name" und "Beschreibung" sind nicht editierbar und es erscheint
kein Löschsymbol ( 
). Eine solche Liste
können Sie also weder deaktivieren noch umbenennen noch löschen; die Auswahllisteneinträge bleiben
dagegen bearbeitbar. Mitgelieferte Listen ohne diese Kennzeichnung verhalten sich wie selbst
angelegte.
Das Löschen einer Auswahlliste ist möglich, sofern diese keinem CI-Typ und keiner CI-Kategorie zugewiesen ist.
Die Hintergrundfarbe eines Eintrags wird in Formularen und Listen als farbige Markierung vor dem Anzeigetext dargestellt. Welche Form diese Markierung hat (Balken, Kreis, Rechteck, Oval oder Quadrat), legen Sie nicht hier, sondern am CI-Attributtyp im Feld "Darstellung" fest.
Auswahlliste erstellen
Klicken Sie in dot4 im Feld "Auswahllisten" auf
(oberhalb des Such-Panels), um die
Auswahllisten-Eingabemaske ggf. zunächst zu öffnen.Vergeben Sie unter "Allgemeine Daten" einen Namen und eine Beschreibung der Auswahlliste.
Fügen Sie unter "Auswahllisteneinträge" über
die Optionen hinzu, die zur
Auswahl stehen sollen. Eine Auswahlliste kann aus beliebig
vielen Einträgen bestehen.Bei "Text" hinterlegen Sie den in der Auswahlliste anzuzeigenden Text des Eintrags.
Mit "Wert" legen Sie den intern übermittelten Wert des Eintrags fest. Der Wert innerhalb einer Auswahlliste muss eindeutig sein.
Definieren Sie zur besseren Unterscheidung ggf. unterschiedliche Hintergrundfarben.
Ändern Sie per Drag&Drop die Reihenfolge der Einträge in der Auswahlliste.
Speichern Sie die neue Auswahlliste. Eine Auswahlliste wird als aktiv gespeichert, wenn diese nicht vor dem Speichern durch Klick auf die Schaltfläche
deaktiviert wurde ( ).
Auswahlliste bearbeiten
Wählen Sie in dot4 im Feld "Auswahllisten" die zu bearbeitende Auswahlliste aus (Auswahl wird durch grüne Markierung bestätigt).
Klicken Sie oberhalb der Auswahllisten-Eingabemaske auf "Bearbeiten".
Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor.
Speichern Sie die bearbeitete Auswahlliste. Bei Speicherung wird der aktuelle Status einer Auswahlliste (
oder
)
übernommen, sofern dieser nicht bearbeitet wurde.
Auswahlliste im- und exportieren
Über die Schaltflächen zum Importieren und Exportieren in der Werkzeugleiste des Abschnitts
Auswahllisteneinträge verarbeiten Sie die Einträge einer Auswahlliste im Excel-Format. Beide
Schaltflächen stehen erst im Bearbeitungsmodus zur Verfügung; zugelassen sind Dateien der Formate
".xlsx" und ".xls".
Erstellen Sie sich für einen Import über die Exportfunktion eine Ausgangsdatei: dot4 exportiert die Spalten "#", "Wert", "Text" und "Hintergrundfarbe" nach "Export.xlsx". Achten Sie darauf, dass keine Zeile markiert ist — sonst exportiert dot4 nur die markierten Zeilen. Die Datei ist noch nicht importierbar: Benennen Sie die Spalte "Text" in "Text_de" um und ergänzen Sie eine Spalte "Text_en", bevor Sie sie hochladen. Laden Sie die Exportdatei unverändert hoch, erhalten alle Einträge einen leeren Anzeigetext.
dot4 liest die Kopfzeile in der Anzeigesprache des importierenden
Benutzers: bei deutscher Anzeigesprache "#", "Wert", "Text_de" und "Hintergrundfarbe", bei
englischer "#", "Value", "Text_en" und "Background color".
Hierbei sollen die sprachabhängigen Texte für alle verfügbaren Sprachen definiert werden.
Die Text-Spalte muss hierfür umbenannt werden und zwar in der Form, dass noch ein Unterstrich und
das Sprachkürzel angehängt werden, also bspw. Text_de für deutsch und Text_en für englisch.
Analog dazu werden fehlende Textspalten angehängt.
Spalten für nicht verfügbare Sprachen werden ignoriert.
Eine gültige Upload-Datei kann dann folgendermaßen aussehen:
dot4 liefert genau zwei Oberflächensprachen aus, Deutsch und Englisch; ausgewertet werden deshalb allein "Text_de" und "Text_en" — die im Beispiel sichtbare Spalte "Text_fr" bleibt unberücksichtigt.
Über die Spalte "#" steuern Sie die Reihenfolge der Einträge in der Auswahlliste — nicht über die Zeilenfolge in der Excel-Datei. Fehlt die Spalte "#", erhalten alle Einträge die Reihenfolge 0.
Bitte beachten Sie
Ein Import ersetzt die komplette Eintragsliste der Auswahlliste; einen Abgleich mit den vorhandenen Einträgen oder ein Zusammenführen gibt es nicht. Stellen Sie deshalb vor dem Import sicher, dass die Datei alle Einträge enthält, die erhalten bleiben sollen. Fehlt die Textspalte der Anzeigesprache, bleiben alle Anzeigetexte leer. Zeilen ohne Eintrag in der Spalte "Wert" werden übersprungen. Enthält die Datei denselben Wert mehrfach, bricht dot4 den Import ab und die Auswahlliste bleibt unverändert. Ist keine Spalte "Wert" erkennbar, wird nichts importiert.
Hinweis: Bevor Werte in eine neue Auswahlliste importiert werden können, muss diese Liste gespeichert worden sein.
Bei einer als System-Auswahlliste gekennzeichneten Liste sind beide Schaltflächen zwar vorhanden, ein Import bleibt dort aber ohne Wirkung.
KI-Einstellungen
Unter Administration > Systemeinstellungen > KI-Einstellungen nehmen Sie die Einstellungen für alle Funktionen innerhalb von dot4 vor, die Künstliche Intelligenz einsetzen.
Für den Einsatz von KI muss ein KI-Provider konfiguriert und aktiv gesetzt werden. Nutzen Sie einen Azure OpenAI Service, beschreibt die Microsoft-Dokumentation zum Azure OpenAI Service Vorteile und Details dazu – insbesondere zum Datenschutz.
Der hier hinterlegte KI-Provider gilt für alle KI-Funktionen des Mandanten, einschließlich des Co-Piloten.
Die Seite gliedert sich in die Abschnitte Allgemeine Daten, KI-Provider und Chatbot.
Allgemeine Daten
Hier wird der Einsatz von KI in bestimmten Bereichen ein- und ausgeschaltet.
KI-Unterstützung für Bereich Incident Management: Funktionalität für Supporter (de-)aktivieren. Die KI gibt dann u. a. Lösungsvorschläge, die einem Supporter bei der Ticketlösung helfen können. Könnte zum Beispiel auch Richtung Admin-Sicht gehen.
KI-Unterstützung für Bereich Portal: Funktionalität im Portal (de-)aktivieren. Die KI gibt dann u. a. Lösungsvorschläge, die einem Anwender helfen können, wie zum Beispiel bei Netzwerkproblemen die Steckverbindungen zu prüfen.
KI-Provider
In diesem Abschnitt legen Sie einen oder mehrere KI-Provider an; ein KI-Provider besteht aus einem Provider-Typ, den Zugangsdaten und dem zu verwendenden Sprachmodell. Die Tabelle zeigt die angelegten Provider mit "Anzeigename", "Provider-Typ" und "Aktiv"; darunter erscheinen unter "Details des Providers" die Felder des geöffneten Providers. Anlegen, Ändern, Aktivsetzen und Löschen sind nur im Bearbeitungsmodus möglich – klicken Sie dazu zuerst "Bearbeiten".
Bitte beachten Sie
Es kann immer nur ein Provider aktiv sein. Ist kein Provider aktiv, sind die KI-Funktionen abgeschaltet.
Gehen Sie in dieser Reihenfolge vor:
Klicken Sie "Bearbeiten".
Legen Sie den Provider an: Solange noch kein Provider konfiguriert ist, klicken Sie die Schaltfläche "Provider hinzufügen" unter dem Hinweis, dass noch kein KI-Provider konfiguriert ist. Sind bereits Provider vorhanden, nehmen Sie einen weiteren über die Plus-Schaltfläche oberhalb der Tabelle auf (Tooltip "Provider hinzufügen").
Pflegen Sie unter "Details des Providers" die Angaben zum Provider (siehe unten). Welche Felder der Abschnitt anzeigt und welche davon Pflichtfelder sind, hängt vom "Provider-Typ" ab.
Wählen Sie im Kontextmenü der Tabellenzeile "Aktiv setzen", um diesen Provider als den zu verwendenden festzulegen.
Klicken Sie "Speichern" – erst damit werden Ihre Angaben und die Aktivierung wirksam. Solange kein Provider aktiv gesetzt ist, weist dot4 unter der Tabelle darauf hin, dass die KI-Funktionen nach dem Speichern abgeschaltet bleiben.
Zu jedem Provider pflegen Sie unter "Details des Providers":
"Provider-Typ" (Pflichtfeld): "Azure OpenAI", "OpenAI-kompatibel", "Anthropic" oder "Ollama".
"Anzeigename" (Pflichtfeld): frei wählbar, höchstens 255 Zeichen; der Name muss innerhalb des Mandanten eindeutig sein und identifiziert den Provider in der Tabelle.
"API-Schlüssel": der Zugangsschlüssel des Providers; er wird verschlüsselt gespeichert. Pflichtfeld bei allen Provider-Typen außer "Ollama", bei dem das Feld ganz entfällt. Beispielwert: "cxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx8".
"URL": die Adresse des Providers. Beim Provider-Typ "Anthropic" entfällt das Feld. Bei "Azure OpenAI" ist es ein Pflichtfeld und enthält die Deployment-URL, Beispielwert: "https://servicename.openai.azure.com/openai/deployments/gpt-4o". Bei "OpenAI-kompatibel" und "Ollama" ist die Angabe optional; bleibt sie leer, wird der Standardendpunkt verwendet.
"Endpunkt": nur beim Provider-Typ "Azure OpenAI", dort ein Pflichtfeld. Erwartet wird der Pfad samt API-Version, Beispielwert: "chat/completions?api-version=2024-02-15-preview".
"Modell": das zu verwendende Sprachmodell. Pflichtfeld bei allen Provider-Typen außer "Azure OpenAI" – dort wird das Deployment aus der "URL" abgeleitet.
"Antwort-Tokens pro Anfrage": Parameter, der bei Anfragen an das Modell mitgeschickt wird und damit dessen Antwortlänge und Kosten beeinflusst. Beispielwert: 800.
"Tokens pro Monat": begrenzt, wie viel Gesprächsverlauf dot4 pro Anfrage mitschickt. Würde der Wert überschritten, lässt dot4 die ältesten Beiträge der Unterhaltung weg; der Wert 0 schaltet diese Begrenzung ab. Eine Kostenbremse ist der Wert nicht: dot4 zählt die verbrauchten Tokens nicht mit und begrenzt sie nicht.
Beim Provider-Typ "Azure OpenAI" erhalten Sie "API-Schlüssel", "URL" und "Endpunkt" im Azure Portal, sobald der Service gebucht wurde.
Über "KI Einstellungen testen" prüfen Sie den geöffneten Provider: dot4 sendet eine beispielhafte Anfrage und meldet unter Nennung des Anzeigenamens, ob die Verbindung in Ordnung ist.
Einen Provider entfernen Sie über die Löschen-Funktion im Kontextmenü seiner Tabellenzeile; dot4 fragt vor dem Entfernen nach. Betrifft das den aktiven Provider, weist der Bestätigungsdialog darauf hin, dass danach kein Provider aktiv ist und die KI-Funktionen abgeschaltet bleiben, bis Sie einen anderen Provider aktiv setzen.
Chatbot
Aktiv: Schalter, um den Chatbot ein- oder auszuschalten
Name: Ein beliebiger Name wie zum Beispiel Smart Copilot
Tickettyp für gelöste Tickets: Aus einer Liste der verfügbaren Typen kann der gewünschte gewählt werden.
Bild: Es kann ein eigenes Bild hochgeladen werden.
Teams Einstellungen
Unter Administration > Systemeinstellungen > Teams Einstellungen nehmen Sie die Einstellungen zur Verwendung von Microsoft Teams vor.
Wichtig
Diese Kachel ist nur sichtbar, wenn die zugehörige Berechtigung für die Teams-Konfiguration erteilt wurde.
E-Mail Templates
Unter Administration > Systemeinstellungen> E-Mail Templates können Sie das Layout und die Texte der Emails selbst gestalten, die versendet werden, falls eine sogenannte 'Aktion' in dot4 ausgeführt wird. Eine solche Aktion kann z.B. das Erstellen eines Tickets sein. Wenn Sie die Kachel betätigen, erscheint links die Auswahl der Objekte, die für E-Mail Templates zur Verfügung stehen und z.T. bearbeitet werden können:
'Templates' mit den dot4-Bereichen darunter, für die E-Mail Templates definiert werden können: 'Service Operation', 'Service Transition', 'Berichte', 'CMDB' und 'System'.
'Textbaustein'; hier können Sie Textbausteine in den unterstützten Sprachen anlegen, die an bestimmten Stellen einer E-Mail, z.B. Header oder Footer, anzuzeigen sind. An welchen Stellen die definierten Textbausteine anzuzeigen sind, definieren Sie bei der Konfiguration der Templates
'Theme'; hier können Sie das farbliche Layout Ihrer E-Mails konfigurieren; insbesondere können Sie Hintergrund- und Schriftfarbe der einzelnen Mail-Bereiche definieren.
'Aktion'; hier werden z.Zt. die zur Verfügung stehenden Aktionen angezeigt um zu dokumentieren, welche Vorgänge in dot4 mit Mail-Versand einhergehen und somit wofür Sie eigene E-Mail Templates definieren können. In der aktuellen Version können Sie zwar selbst neue Aktionen über das Plus-Symbol definieren oder bestehende Aktionen aktualisieren; allerdings wirken sich diese Änderungen erst in einer späteren Version von dot4 aus.
Bitte beachten Sie: Um auf Ihrem Mandanten eigene Mail-Templates definieren zu können, müssen Sie zunächst dieses Feature freischalten. Dazu müssen Sie unter 'Administration > Rollen & Berechtigungen > Allgemeine Berechtigungen' im Baum des linken Frames den Pfad 'Administration > Systemeinstellungen> E-Mail Templates' öffnen. Erteilen Sie dann allen Rollen, die E-Mail Templates editieren sollen, die entsprechenden Berechtigungen. Bitte beachten Sie: Damit alternativ zum Standard-E-Mail-Format die E-Mail Templates durch die Applikation genutzt werden, müssen diese aktiviert werden. Schalten Sie dazu unter Allgemeine Einstellungen im Abschnitt Mailserver (ausgehend) den Schalter "E-Mail-Templates" ein.
Das 'Templates'-Konfigurationselement
Abbildung 01: Startseite der Mail-Templates (Beispiel)
Beim Besuch der 'E-Mail Templates' Seite wird Ihnen links der Baum mit den unterschiedlichen Konfigurationsmöglichkeiten für E-Mail Templates angezeigt. Dabei ist i. A. unterhalb des Baumelements 'Templates' der Bereich 'Service Operation' ausgewählt. Für diesen dot4-Bereich werden die definierten E-Mail Templates im rechten Frame angezeigt. Bei Auswahl eines der Templates können Sie über 'Editieren' mit Bleistift-Symbol im Funktions-Menü des Templates (drei Punkte beim Drüberschweben klicken) das Template bearbeiten; es wird Ihnen ein Dialog angezeigt, in dem Sie:
Eine Beschreibung hinzufügen können.
Definieren, für welche Aktion das Template verwendet werden soll. Aktionen sind z.B. das Erstellen oder Aktualisieren eines Tickets, die in dot4 durch 'CreateTicket' bzw. 'TicketUpdated' identifiziert werden. Im Dialog werden Ihnen die definierten Aktion an per Select-Box angeboten. 'Aktion' ist ein Pflichtfeld für E-Mail Templates.
Definieren, für welche Funktionen des Benutzers in Bezug zu einem Ticket eine E-Mail versendet werden soll. Das Feld ist ein Pflichtfeld und erlaubt Mehrfacheingaben. Das bedeutet, dass beispielsweise bei der Aktualisierung eines Tickets (Aktion:TicketUpdated) sowohl der Anwender (Funktion:User) als auch der Bearbeiter (Funktion:Supporter) mit dem selben E-Mail-Template per E-Mail benachrichtigt werden. Andererseits können auch für die gleiche Aktion unterschiedliche E-Mail Templates je nach Funktion versendet werden. Beispielsweise erhält ein Kundenverantwortlicher bei Erstellen eines Tickets eine E-Mail mit unterschiedlichen Textbausteinen und ggf. Layout als Benutzer, Anwender, Co-User und Key-User des Tickets.
Wichtiger Hinweis Der Begriff 'Funktion' bezieht sich darauf, in welcher Beziehung ein Benutzer zu einem Ticket bzw. zu den am Ticket beteiligten Benutzern oder Firmen steht. Über zugewiesene 'Rollen' hingegen definieren Sie, welche Bereiche des Produkts ein Benutzer einer solchen Rolle verwenden darf und welche CIs von für die Rolle berechtigten CI-Typen ihm dabei zur Verfügung stehen.
Definieren, welche Textbausteine, s.u., für die unterschiedlichen Elemente einer E-Mail verwendet werden sollen. Die Elemente, für die Textbausteine definiert werden können sind: Subject, Header, Body und Footer. Sämtliche Felder, für die Textbausteine ausgewählt werden können, sind Pflichtfelder.
Definieren welches 'Theme' zur Farbgestaltung für Texte und Hintergründe standardmäßig verwendet wird. Text- und Hintergrundfarben, die Sie in Testbausteinen definieren, überschreiben die Standard-Einstellungen des zugewiesenen Themes. Auch 'Theme' ist ein Pflichtfeld.
Um das Aussehen der E-Mails, die passend zu einer Aktion versendet werden, zu überprüfen, können Sie sich durch Doppelklicken in der Liste oder über das Auge-Symbol des Funktions-Menüs eine Vorschau des konfigurierten Templates anzeigen lassen. Durch 'Test Mail senden' können Sie eine Beispiel-E-Mail im Layout des dargestellten Templates an die Adresse im nebenstehenden Text-Eingabefeld senden. Letzteres ist mit der E-Mail-Adresse Ihres angemeldeten Benutzers vorbelegt.
Das 'Textbaustein'-Konfigurationselement
Um Textbausteine mit eigenem Layout und Hyperlinks zu definieren wählen Sie im linken Frame 'Textbaustein'. Zum Ändern doppelklicken Sie bitte einen der Textbausteine im rechten Frame oder wählen Sie 'Editieren' in dessen Funktions-Menü. Im darauf sich öffnenden Editier-Dialog können Sie für den gewählten Textbaustein einen Namen, eine Beschreibung und die Sprache, für die der Textbaustein verwendet werden soll, vergeben. Um die Auswahl von Textbausteinen in E-Mail Templates zu erleichtern, empfiehlt es sich, den Bereich der E-Mail, für das er vorgesehen ist, im Namen festzuhalten, z.B. Body:TicketCreatedKeyUser. Falls kein Textbaustein für die eingestellte Sprache des eine E-Mail empfangenden Benutzers definiert wurde, wird für das betroffene E-Mail Template dieser Textbaustein für die Sprache, in der er definiert wurde, verwendet; im Template selber geben Sie keine Sprache für den Textbaustein an. Für den darzustellenden Text des Textbausteins können Sie Farbe, Hintergrundfarbe und diverse Formatierungen einstellen. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, Hyperlinks in Ihrem Text einzufügen. Schließlich können Sie bestimmte Attribute von Tickets über deren technischen Namen in den Textbaustein schreiben lassen. Schreiben Sie hierzu das Zeichen '$' in das Feld 'Inhalt'. Sie können dann eine Variable für das gewünschte Attribut aus einer Auswahlliste in 'Inhalt' einfügen. Beispiel:Wählen Sie nach Eingabe von '$' das Element "name" aus der Auswahlliste. In den Textbaustein wird dann der Text "$name$" eingefügt. Weisen Sie den bearbeiteten Textbaustein einem Template für die Aktion "CreateTicket" zu. Bei Auslösen der Aktion 'CreateTicket' wird dann "$name$" durch den Titel des Tickets im bearbeiteten Textbaustein ersetzt.
Das 'Theme'-Konfigurationselement
Um das farbliche Layout versendeter Email s zu konfigurieren, wählen Sie im linken Frame 'Theme'. Sie können dann ein Theme neu erstellen bzw. ein Bestehendes editieren. Durch Bearbeiten eines Themes können Sie für die Bereiche einer Email die Farben von Texten und Hintergründen bestimmen. Um das Ergebnis Ihrer Bearbeitung zu prüfen, weisen Sie das modifizierte Theme einem E-Mail Template zu und prüfen Sie die Gestaltung des Themes über das Template wie in Das 'Templates'-Konfigurationselement beschrieben.
Die Liste der definierten Aktionen
Wie schon erwähnt wird unter 'Aktion' lediglich die Liste der defnierten Aktionen hinterlegt, die ein Ereignis auslösen, für das eine E-Mail versendet wird. In einer späteren Version könnte diese Liste z.B. auch verwendet werden, um benutzerspezifische Aktionen zu definieren, die mit Workflows oder CI-Typen assoziiert werden können.
Druckvorlagen
Unter diesem Menüpunkt können Sie unterschiedliche Vorlagen zum Drucken von CIs festlegen. Für jede CI-Kategorie und -Typ können separate Vorlagen erstellt werden.
Sie können hier festlegen, welche CI-Attribute beim Druck berücksichtigt und ausgedruckt werden.
Platzhalter
Unter Administration > Systemeinstellungen > Platzhalter erstellen und bearbeiten Sie Platzhalter-Variablen. Ein Platzhalter greift über einen Beziehungspfad auf Attribute eines anderen Configuration Items zu.
Die Übersicht zeigt die Spalten "Name", "Beschreibung", "Beziehung" und "Attribute". Um einen Platzhalter anzulegen, gehen Sie wie folgt vor:
Klicken Sie oberhalb der Liste auf
.Wählen Sie im Dialog "CI-Typ auswählen" den CI-Typ, der als Ausgangspunkt für die Beziehungsauswahl dient.
Wählen Sie im Dialog "Ziel CI-Typ auswählen" über die grafische Beziehungsübersicht den Zielpunkt des Beziehungspfads aus.
Vergeben Sie im anschließenden Dialog die Angaben zum Platzhalter und bestätigen Sie.
iFrames
Unter Administration > Systemeinstellungen > iFrames verwalten Sie die iFrame-Konfigurationen des Mandanten. Eine solche Konfiguration wird über ein CI-Attribut vom Datentyp iFrame ("iFrame Konfiguration") einem CI-Typ zugewiesen und anschließend in den CI-Details angezeigt.
Die Übersicht kennt die Spalten "Name", "Typ", "Beschreibung" und "URL"; welche davon angezeigt werden, steuern Sie über die Spaltenauswahl in der Werkzeugleiste. Über das Plus-Symbol ("Neues iFrame erstellen") legen Sie eine Konfiguration an und wählen dabei zwischen den Typen "iFrame" und "SmartChange". Im Dialog sind "Name" und "URL" Pflichtfelder, "Beschreibung" ist optional.
Administrations-Historie
Wichtig
Diese Kachel ist nur sichtbar, wenn zuvor die Berechtigung im Menü Administration > Rollen & Berechtigungen > Allgemeine Berechtigungen in der Baumsicht unter Administration > Systemeinstellungen > Administrations-Historie gesetzt wurde.
In der Administrations-Historie werden alle administrativen Änderungen protokolliert:
"Änderungszeit" (Zeitpunkt der administrativen Änderung)
"Geändert von" (Benutzer, der die Änderung ausgeführt hat)
"Beschreibung" (Spalte für die Beschreibung der administrativen Änderung) pro Benutzersprache, z.B. "Rolle 'xyz' angelegt"
"Aktivität"
"Bereich"
Administration - Service Management
Administration - Service Operations
Administration - Configuration Management
Administration - Workflows
Administration - Rollen & Rechte
Administration - Systemeinstellungen
Mit einem Doppelklick können Sie die Einträge in einer Detailsicht öffnen.
Hinweis
Für "Bereich" und "Aktivität" greift dot4 auf übersetzte Texte zurück. Fehlt für die Sprache des Mandanten eine Übersetzung, erscheint stattdessen die englische Standardbezeichnung, z. B. "System Settings" statt "Administration - Systemeinstellungen".
Logon-Historie
Hinweise:
Die Logon-Historie kann aus Gründen des Persönlichkeitsschutzes nicht über die Oberfläche aktiviert werden.
Sofern der Bedarf und die Zustimmung in ihrem Unternehmen besteht setzen sie sich gerne mit uns in Verbindung, so dass die Aufzeichnung der Logon-Historie aktiviert werden kann.
Wenn aktiviert, werden An- und Abmeldungen der Benutzer in dot4 protokolliert und können über die Tabelle der Logon-Historie eingesehen werden.
Hier sieht man den Zeitpunkt der An-/Abmeldung, den Namen des Benutzers, seine E-Mail-Adresse, unter Client die Art des Aufrufs (dot4.interactive = Browser, dot4.api.client = API-Aufruf, dot4PushService), und den Typ des Eintrags (Login/Logout).
Per Default besitzt keine Rolle die Berechtigung, die Logon-Historie zu sehen. Um die Logon-Historie aufrufen zu können (sofern aktiviert),muss unter Administration > Rollen & Berechtigungen > Allgemeine Berechtigungen in der Baumsicht unter Administration > Systemeinstellungen > Logon-Historie für die befugten Rollen die Berechtigung gesetzt werden.
Aus Gründen der Revisionssicherheit ist in dieser Tabelle keine Bearbeitung und kein Löschen möglich.
Hinweis
Logout wird nur protokolliert, wenn der Anwender sich aktiv vom System abmeldet.
CI-Änderungshistorie löschen
Wichtig
Diese Kachel ist nur sichtbar, wenn zuvor die Berechtigung im Menü Administration > Rollen & Berechtigungen > Allgemeine Berechtigungen in der Baum-Sicht Administration > Systemeinstellungen > CI-Änderungshistorie löschen gesetzt wurde.
Änderungen an CIs und deren Beziehungen werden protokolliert und können unter Berichte > CI-Änderungshistorie als konfigurierbare Berichte angezeigt werden.
Um den Datenbestand der Historie aus Performance-Gründen nicht zu stark anwachsen zu lassen, kann man in diesem Bereich Einträge auf Knopfdruck löschen, die
älter als 6 Monate
älter als 1 Jahr oder
älter als 2 Jahre sind.
Bitte beachten Sie
Die Löschung ist endgültig; die entfernten Einträge lassen sich nicht wiederherstellen. Sie verschwinden damit auch aus den Auswertungen unter Berichte > CI-Änderungshistorie. Exportieren Sie den benötigten Bericht daher vor dem Löschen.
Verwaltung von Tags
Wichtig
Diese Kachel ist nur sichtbar, wenn zuvor die Berechtigung im Menü Administration > Rollen & Berechtigungen > Allgemeine Berechtigungen in der Baum-Sicht Administration > Systemeinstellungen > Verwaltung von Tags gesetzt wurde.
Unter Administration -> Systemeinstellungen -> Liste der Tags haben Sie eine Übersicht aller aktuellen Tags. Hier können Sie mit den entsprechenden Berechtigungen über (oberhalb der Liste) neue Tags erstellen und vorhandene Tags über mehrfache Selektion löschen.
Die Tabelle besteht aus der einzigen Spalte "Text"; sie enthält die Bezeichnung des Tags.
Systemvariablen
Wichtig
Diese Kachel ist nur sichtbar, wenn zuvor die Berechtigung im Menü Administration > Rollen & Berechtigungen > Allgemeine Berechtigungen in der Baum-Sicht Administration > Systemeinstellungen > Systemvariablen gesetzt wurde.
Unter Administration -> Systemeinstellungen -> Systemvariablen gibt es eine Übersicht über verfügbare Variablen, die zum Beispiel in Workflows zum Einsatz kommen können.
Die Tabelle zeigt je Variable "Name", "Beschreibung", "Typ", "Datentyp", "Aktueller Wert", "Genutzt in" und "System". In der Spalte "Typ" steht "Globale Variable" für mandantenweit gültige Variablen und "Laufzeit-Variable" für Variablen, die nur während einer Workflow-Ausführung existieren. Die Spalte "System" kennzeichnet mit "Ja" die von dot4 ausgelieferten Variablen; "Genutzt in" zeigt, wo eine Variable verwendet wird.
Hierbei gibt es eine Basismenge, die per Default vom System zur Verfügung gestellt wird und nicht änderbar ist:
$sys_now$ - Aktuelles Datum und Zeit im System eingestellten Format zum Zeitpunkt der Ausführung. Diese Variable ist mit allen in Dot4 eingesetzten Datentypen, die etwas mit Datum/Zeit zu tun haben, kompatibel, also insbesondere: "Datum", "Datum und Zeit", "Jahr", "Zeit", "Monat und Jahr".
$sys_systemlink$ Link für Anwender, um auf das System zu kommen
$sys_technical_tenant_name$ Technischer Mandanten Name
$sys_tenant_name$ Mandanten Name
$sys_workflow_triggered_by_user$ Welcher Benutzer hat den Workflow getriggert
$sys_workflowname$ - Aktueller Workflow Name
$sys_workflowtrigger$ Warum wurde der WF ausgeführt - "Time based" oder Name des Triggers
Hinzu kommen Laufzeit-Variablen rund um die Kommentare des Configuration Items, für das der Workflow ausgeführt wird:
$sys_last_comment$ Text des zuletzt hinzugefügten Kommentars
$sys_last_comment_datetime$ Zeitpunkt des letzten Kommentars, umgerechnet in die Zeitzone des Empfängers
$sys_last_comment_private_type$ Gibt an, ob der letzte Kommentar nicht öffentlich ist
$sys_last_comment_user_name$ Name des Verfassers des letzten Kommentars
$sys_last_comment_user_id$ Benutzer-ID des Verfassers des letzten Kommentars
$sys_last_comment_person_id$ CI-ID der Person, die den letzten Kommentar verfasst hat
$sys_comment_amount$ Anzahl der Kommentare
$sys_new_comment$ Gibt an, ob ein neuer Kommentar hinzugekommen ist
Des Weiteren können eigene Variablen erstellt, geändert und gelöscht werden.
Beim Erstellen von Systemvariablen gibt es folgende Optionen:
"Typ": "Laufzeit-Variable" (Präfix $wfr_xyz$) oder "Globale Variable" (Präfix $tnt_xyz$)
Datentyp. Je nachdem, ob und welche Berechnungsarten mölich sein sollen
Beschreibung
Wert als Standardbelegung
Beim Löschen von Systemvariablen ist zu beachten:
Das Löschen von Systemvariablen darf nur erfolgen, wenn diese auch aus den Workflows (spätere weitere Stelle wie Launchpad etc.) gelöscht wurden
Durch RT definierte Systemvariablen können nicht gelöscht werden
Beim Bearbeiten von Systemvariablen gilt Folgendes:
Bestimmte Eigenschaften (z.B. „Beschreibung“) können geändert werden
Bei frei definierten Systemvariablen kann der „Wert“ geändert werden
Der initial festgelegte Datentyp ist nicht mehr änderbar