Administration - Systemeinstellungen
Bitte beachten Sie
Änderungen an den Systemeinstellungen wirken sich systemweit aus und sollten daher nur von kundigen Benutzern vorgenommen werden.
Die Systemeinstellungen sind nur Benutzern mit dafür vorgesehenen Rollen und entsprechenden Rechten zugänglich (siehe Rollen und Rechte ).
Unter Administration -> Systemeinstellungen sehen Sie in dot4 die Systemeinstellungen, die Sie vornehmen können.
Allgemeine Einstellungen
Unter Administration > Systemeinstellungen > Allgemeine Einstellungen können Sie in dot4:
den technischen Namen des aktuellen Mandanten einsehen
die Systemeinstellungen einsehen und anpassen
das Revisionslog aktivieren/deaktivieren
Sperren von CIs für andere Benutzer aktivieren/deaktivieren
Text-Ressourcen exportieren/importieren
ein eigenes Logo hochladen
die dot4 System-URLs einsehen
Allgemeine Daten
"Technischer Name": Hier sehen Sie den technischen Namen des aktuellen Mandanten.
"Maximale Dateigröße (MB)": Hier können Sie die maximale Dateigröße von Anhängen einstellen (in Megabyte)."Inventarisierung": Hier stellen Sie ein, anhand von welchem CI-Attribut über die Scan-Funktion der dot4 Mobile App ein CI-Datenabgleich mit der CMDB erfolgen soll. Die dot4 Mobile App ist derzeit noch nicht erhältlich.
"Fehler Support-Nachricht": Hier können Sie eine Fehlermeldung hinterlegen, die Benutzern bei Auftreten eines Fehlers zusätzlich zu einer Fehler-ID angezeigt werden soll.
"Revisionslog aktivieren": Hier können Sie das Revisionslog aktivieren, daß alle Änderungen an CIs protokolliert (nähere Informationen zum Revisionslog siehe Revision ).
"CI-Lock aktivieren": Hier können Sie aktivieren, dass ein CI für andere Benutzer gesperrt wird, falls es von einem Benutzer editiert wird (nähere Informationen zum CI-Lock siehe CI-Lock ).
"Workflow Log-Level": Hier können Sie festlegen, ob und wie Ausführungen von Workflows protokolliert werden. Es stehen folgende Ebenen der Protokollierung zur Verfügung:
"Aus": Keine Protokollierung
"Debug": Einträge zur Fehlersuche sowie fortfolgende Ebenen
"Info": Informative Einträge sowie fortfolgende Ebenen
"Warnung": Warnungs-Einträge sowie fortfolgende Ebenen
"Fehler": Fehler-Einträge
Warnung
Durch die Aktivierung des Workflow Logs werden sämtliche Ausführungen von Workflows protokolliert. Dies kann schnell zu großen Datenmengen führen, die die Leistung des Mandanten negativ beeinflussen.
Aktivieren Sie die Protokollierung nur für kurze Zeit und wählen Sie die Protokollierungebene mit Bedacht.
Mandanteninfo
Die Werte unter Mandanteninfo werden durch REALTECH gepflegt und sind weder durch Dot4-Administratoren noch Benutzer änderbar.
Mail Server
Wenn keine Daten gepflegt sind wird standardmäßig der SMTP Server von REALTECH genutzt. Sie können zwischen dem Smtp und Graph Protokoll wählen. Bei Auswahl des Graph-Protokoll muß zusätzlich der Schalter 'OAuth verwenden' aktiviert sein. Smtp kann mit und ohne das OAuth-Protokoll verwendet werden. Das OAuth-Protokoll funktioniert nur mit Microsoft Azure und Ihrer zugehörigen Tenant Id. Für die OAuth-Authentifizierung muß Ihr Azure AD Administrator der Enterprise Applikation "dot4 OAuth Mail" bezüglich der Berechtigungen für E-Mails zustimmen. Das geht über folgenden Link: "https://login.microsoftonline.com/{TenantId}/adminconsent?client_id=f428175a-1719-4ba9-b16c-b679c78e6073" - {TenantId} ist durch die eigene Azure TenantId zu ersetzen.
Bezüglich der SMTP Server Daten wenden Sie sich bitte an Ihre IT Administration.
Über den Schalter "E-Mail-Templates" kann die Konfiguration und Verwendung eigener E-Mail-Templates aktiviert werden. Ansonsten werden die Emails im Standard-Layout versandt. Zur Verwendung der selbst konfigurierten E-Mail-Templates gibt es weiter unten ein eigenes Kapitel.
Spracheinstellungen
"Standard-Währung": Hier können Sie die für den aktuellen dot4-Mandanten geltende Standard-Währung einstellen.
"Systemsprache": Hier können Sie die Standard-Sprache für neue Benutzer einstellen. Jeder Benutzer kann die für ihn geltende Systemsprache in seinem Benutzermenü selbst anpassen.
"Import/Export von Text-Ressourcen": Zu Übersetzungszwecken können Sie über die dot4-Funktion "Texte exportieren" sowohl systemseitige als auch nicht-systemseitige Text-Ressourcen (z. B. benutzerseitig erstellte CI-Typen, CI-Kategorien, CI-Beziehungstypen) in eine Excel-Tabelle exportieren (Darstellung nicht-systemseitiger Text-Ressourcen dort dann in blauer Schriftfarbe).
Über "Texte importieren" können Sie übersetzte Text-Ressourcen aus dieser Excel-Tabelle in dot4 importieren; die importierten Text-Ressourcen werden daraufhin von dot4 verwendet.
Bitte beachten Sie: Um den Import der übersetzten Texte zu gewährleisten, dürfen in der Excel-Tabelle lediglich die Spalten "de-DE" und "en-US" editiert werden.
Design
"Firmenlogo": Hier kann ein eigenes Logo für den aktuellen dot4-Mandanten hochgeladen werden.
"Firmenfarbe": Hier kann die firmeneigene Farbe in dot4 integriert und verwendet werden.
"Farbe bei Rot-Grün-Sehschwäche":Für Benutzer mit einer Sehschwäche kann eine zusätzliche Farbe verwendet werden.
Systeminformationen
Hier finden Sie Informationen über Kennzahlen und Daten Ihres Mandanten.
Lizenzinformationen
Configuration Items (gesamt): Aktuelle Gesamtanzahl an Configuration Items Ihres Mandanten.
Configuration Items (lizenzpflichtig): Aktuelle Anzahl an lizenzpflichtigen Configuration Items. Dazu gehören alle CIs abzüglich der CIs aus den Kategorien ALM, Dokumente, Finanzen, Organisation, Prozesse, Serviceportfolio, Standorte, Verträge, Wissen.
Configuration Items (lizenziert): Vertraglich geregelte maximal zulässige Anzahl an lizenzpflichtigen Configuration Items
Benutzerkonten (gesamt): Aktuelle Gesamtanzahl an aktiven Benutzerkonten unabhängig von den zugeordneten Rollen.
Benutzerkonten (lizenzpflichtig): Aktuelle Gesamtanzahl an aktiven, lizenzpflichtigen Benutzerkonten. Lizenzpflichtig sind Benutzerkonten, denen mindestens eine Rolle (ungleich "Portal"-Rolle) zugeordnet ist.
Benutzerkonten (lizenziert): Vertraglich geregelte maximal zulässige Anzahl an lizenzpflichtigen Benutzern
Lizenzen gültig ab: Startdatum der Lizenzgültigkeit
Vertrags-/Kundenreferenz: REALTECH-interne Referenz
Mandanten-Datenbank
Name Mandanten-DB: Name der Datenbank des Mandanten
Größe Mandanten-DB: Speicherplatz, der von der Datenbank verwendet wird
Belegte Größe Mandanten-DB: Speicherplatz, der tatsächlich von der Datenbank verwendet wird
Reservierte Größe Mandanten-DB: Speicherplatz, der der Datenbank zugewiesen ist
System URLs
Hier werden verschiedene URLs angezeigt, die zur Nutzung von weiteren Tools benötigt werden.
Dot4 Information Hub Server: URL zur Einrichtung des Import-Server
Dot4 API Base URL: Basis-URL bei der Benutzung der REST-API
Dot4 API URL (für dot4 Event Client): Basis-URL zur Verwendung mit dem dot4-Event Client
URL des Import-Server-Downloads: URL zum Download des aktuellen Import-Servers
NodeRed-URL: URL zur Verwendung der NodeRed-Funktionalität
Des Weiteren sind die GIC-Zugangsdaten gelistet, wobei Sie entweder die URLs für den produktiven dot4-Hub benötigen, sofern Sie die SaaS-Lösung gebucht haben, oder die Daten für eine lokale Installation.
GIC (Odata) Configuration Items: URL zum Abruf von Configuration Items per Odata
GIC (Odata) Relationen: URL zum Abruf von Relationen per Odata
GIC (Odata) SLA: URL zum Abruf der SLA per Odata
Service Zeiten
Unter Administration -> Systemeinstellungen -> Service Zeiten können Sie in dot4 Service Zeiten erstellen und bearbeiten, auf deren Basis Kennzahlen für Tickets, wie beispielsweise Reaktions- und Lösungszeit, berechnet werden (siehe [Kennzahlen](../Service Operations/index) ).
Service Zeiten erstellen
Klicken Sie in dot4 im Feld "Service Zeiten" auf
(oberhalb des Such-Panels), um die
Service Zeiten-Eingabemaske ggf. zunächst zu öffnen.Vergeben Sie unter "Allgemeine Daten" einen Namen für die anzulegenden Service Zeiten und fügen Sie eine Beschreibung, die Zeitzone, sowie den Feiertagskalender hinzu.
Wichtig
Jeder Servie Zeit kann genau ein Feiertags-Kalender oder kein Feiertags-Kalender Kalender zugeordnet werden.
Passen Sie in der Tabelle "Service Zeiten" die mit dot4 ausgelieferten Default-Service Zeiten entsprechend an. In der Detailansicht eines Wochentages kann über "Aktiv" eingestellt werden, ob es sich um einen regulären Arbeitstag handelt ("Ja") oder nicht (z. B. Wochenende = "Nein").
Speichern Sie die neuen Service Zeiten. Service Zeiten werden als aktiv gespeichert, sofern diese nicht vor dem Speichern durch Klick auf die Schaltfläche
deaktiviert
wurden (
).
Service Zeiten bearbeiten
Um bereits gespeicherte Service Zeiten zu bearbeiten, gehen Sie wie folgt vor:
Wählen Sie in dot4 im Feld "Service Zeiten" die zu bearbeitenden Service Zeiten aus (Auswahl wird durch grüne Markierung bestätigt).
Klicken Sie oberhalb der Service Zeiten-Eingabemaske auf "Bearbeiten".
Nehmen Sie die gewünschten Änderungen an den Service Zeiten vor. In der Detailansicht eines Wochentages kann über "Aktiv" eingestellt werden, ob es sich um einen regulären Arbeitstag handelt ("Ja") oder nicht (z. B. Wochenende = "Nein").
Speichern Sie die bearbeiteten Service Zeiten. Bei
Speicherung wird der aktuelle Status der Service Zeiten (
oder
)
übernommen, sofern dieser nicht bearbeitet wurde.
Feiertage
Hier (Administration > Systemeinstellungen> Feiertage) erstellen Sie eine Liste ihrer relevanten Kalender. In den Kalendern werden die Feiertage der jeweiligen Länder eingepflegt.
Wichtig
Ein Ferienkalender kann nicht gelöscht werden, sobald er in den Servie Zeiten genutzt wird.
Auswahllisten
Unter Administration -> Systemeinstellungen -> Auswahllisten können Sie in dot4 Auswahllisten erstellen, bearbeiten und verwalten, die als Dropdown-Listen in bestimmten Configuration Items zur Verfügung stehen sollen.
Bitte beachten Sie
Um eine Auswahlliste zur Verfügung zu stellen, muss die aktive Auswahlliste unter Administration -> Configuration Management -> CI-Kategorien, -Typen und -Attribute mindestens einem CI-Typ oder einer CI-Kategorie als CI-Attribut zugewiesen werden. Die Auswahlliste steht dann in entsprechenden Configuration Items zur Verfügung. Jede Auswahlliste kann beliebig vielen CI-Typen und CI-Kategorien zugewiesen werden.
Einige Auswahllisten werden systemseitig bereitgestellt. Alle
systemseitig bereitgestellten Auswahllisten sind initial aktiv und
können ebenfalls bearbeitet, deaktiviert oder gelöscht (
) werden. Das Löschen einer
Auswahlliste ist generell möglich, sofern diese keinem CI-Typ und keiner
CI-Kategorie zugewiesen ist.
Auswahlliste erstellen
Klicken Sie in dot4 im Feld "Auswahllisten" auf
(oberhalb des Such-Panels), um die
Auswahllisten-Eingabemaske ggf. zunächst zu öffnen.Vergeben Sie unter "Allgemeine Daten" einen Namen und eine Beschreibung der Auswahlliste.
Fügen Sie unter "Auswahllisteneinträge" über
die Optionen hinzu, die zur
Auswahl stehen sollen. Eine Auswahlliste kann aus beliebig
vielen Einträgen bestehen.Bei "Text" hinterlegen Sie den in der Auswahlliste anzuzeigenden Text des Eintrags.
Mit "Wert" legen Sie den intern übermittelten Wert des Eintrags fest. Der Wert innerhalb einer Auswahlliste muss eindeutig sein.
Definieren Sie zur besseren Unterscheidung ggf. unterschiedliche Hintergrundfarben.
Ändern Sie per Drag&Drop die Reihenfolge der Einträge in der Auswahlliste.
Speichern Sie die neue Auswahlliste. Eine Auswahlliste wird als aktiv gespeichert, wenn diese nicht vor dem Speichern durch Klick auf die Schaltfläche
deaktiviert wurde ( ).
Auswahlliste bearbeiten
Wählen Sie in dot4 im Feld "Auswahllisten" die zu bearbeitende Auswahlliste aus (Auswahl wird durch grüne Markierung bestätigt).
Klicken Sie oberhalb der Auswahllisten-Eingabemaske auf "Bearbeiten".
Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor.
Speichern Sie die bearbeitete Auswahlliste. Bei Speicherung wird der aktuelle Status einer Auswahlliste (
oder
)
übernommen, sofern dieser nicht bearbeitet wurde.
Auswahlliste im- und exportieren
Über die Im- und Export-Buttons lassen sich Auswahllisten im Excel-Format verarbeiten.
Sollen Werte (außer den Systemauswahllisten) importiert werden, so erstellt man sich idealerweise
eine gültige Datei über die Exportfunktion und ändert diese entsprechend ab.
Hierbei sollen die sprachabhängigen Texte für alle verfügbaren Sprachen definiert werden.
Die Text-Spalte muss hierfür umbenannt werden und zwar in der Form, dass noch ein Unterstrich und
das Sprachkürzel angehängt werden, also bspw. Text_de für deutsch und Text_en für englisch.
Analog dazu werden fehlende Textspalten angehängt.
Spalten für nicht verfügbare Sprachen werden ignoriert.
Eine gültige Upload-Datei kann dann folgendermaßen aussehen:
Beim Import wird die komplette Liste überschrieben (keine Abgleich/Merging-Funktion).
Hinweis: Bevor Werte in eine neue Auswahlliste importiert werden können, muss diese Liste gespeichert worden sein.
Die Reihenfolge der Einträge in der Auswahlliste entspricht der Reihenfolge in der Excel-Liste, d.h. die Excel-Liste gibt die Reihenfolge vor. Falsche Werte in der Excel-Liste werden beim Import ignoriert.
KI Einstellungen
Hier werden die Einstellungen für alle Funktionen innerhalb von Dot4 vorgenommen, die Künstliche Intelligenz einsetzen.
Für den Einsatz von KI muß ein Azure Openai Service konfiguriert werden, dessen Vorteile und Details sich z. B. hier und hier nachlesen lassen.
Allgemeine Daten
Hier wird der Einsatz von KI in bestimmten Bereichen ein- und ausgeschaltet.
KI-Unterstützung für Bereich Incident Management: Funktionalität für Supporter (de-)aktivieren. Die KI gibt dann u. a. Lösungsvorschläge, die einem Supporter bei der Ticketlösung helfen können. Könnte zum Beispiel auch Richtung Admin-Sicht gehen.
KI-Unterstützung für Bereich Portal: Funktionalität im Portal (de-)aktivieren. Die KI gibt dann u. a. Lösungsvorschläge, die einem Anwender helfen können, wie zum Beispiel bei Netzwerkproblemen die Steckverbindungen zu prüfen.
OpenAI-Verbindung
Hier werden die Einstellungen zum OpenAI-Service eingetragen. Diese Werte erhalten Sie im Azure Portal, sobald der Service gebucht wurde.
Api-Key: z. B. cxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx8
Url: z. B. https://servicename.openai.azure.com/openai/deployments/gpt-4o
Endpunkt: chat/completions?api-version=2024-02-15-preview
Antwort-Tokens pro Anfrage: Parameter, der bei Anfragen an das LLM mitgeschickt wird und somit dessen Antwortlänge und Kosten beeinflusst. Beispielwert: 800
Tokens pro Monat: Die verwendeten Tokens werden mitgezählt und können durch diesen Wert bei Überschreiten limitiert werden.
Wenn alle Einstellungen vorgenommen wurden, können sie mit dem Button "KI Einstellungen testen" überprüft werden. Hiermit wird eine beispielhafte Anfrage gesendet und das Resultat überprüft.
Chatbot
Aktiv: Schalter, um den Chatbot ein- oder auszuschalten
Name: Ein beliebiger Name wie zum Beispiel Smart Copilot
Tickettyp für gelöste Tickets: Aus einer Liste der verfügbaren Typen kann der gewünschte gewählt werden.
Bild: Es kann ein eigenes Bild hochgeladen werden.
E-Mail Templates
Unter Administration > Systemeinstellungen> E-Mail Templates können Sie das Layout und die Texte der Emails selbst gestalten, die versendet werden, falls eine sogenannte 'Aktion' in dot4 ausgeführt wird. Eine solche Aktion kann z.B. das Erstellen eines Tickets sein. Wenn Sie die Kachel betätigen, erscheint links die Auswahl der Objekte, die für E-Mail Templates zur Verfügung stehen und z.T. bearbeitet werden können:
'Templates' mit den dot4-Bereichen darunter, für die E-Mail Templates definiert werden können. Z. Zt. sind nur für 'Service Operations' E-Mail Templates definiert.
'Textbaustein'; hier können Sie Textbausteine in den unterstützten Sprachen anlegen, die an bestimmten Stellen einer E-Mail, z.B. Header oder Footer, anzuzeigen sind. An welchen Stellen die definierten Textbausteine anzuzeigen sind, definieren Sie bei der Konfiguration der Templates
'Theme'; hier können Sie das farbliche Layout Ihrer E-Mails konfigurieren; insbesondere können Sie Hintergrund- und Schriftfarbe der einzelnen Mail-Bereiche definieren.
'Aktion'; hier werden z.Zt. die zur Verfügung stehenden Aktionen angezeigt um zu dokumentieren, welche Vorgänge in dot4 mit Mail-Versand einhergehen und somit wofür Sie eigene E-Mail Templates definieren können. In der aktuellen Version können Sie zwar selbst neue Aktionen über das Plus-Symbol definieren oder bestehende Aktionen aktualisieren; allerdings wirken sich diese Änderungen erst in einer späteren Version von dot4 aus.
Bitte beachten Sie: Um auf Ihrem Mandanten eigene Mail-Templates definieren zu können, müssen Sie zunächst dieses Feature freischalten. Dazu müssen Sie unter 'Administration > Rollen & Berechtigungen > Allgemeine Berechtigungen' im Baum des linken Frames den Pfad 'Administration > Systemeinstellungen> E-Mail Templates' öffnen. Erteilen Sie dann allen Rollen, die E-Mail Templates editieren sollen, die entsprechenden Berechtigungen. Bitte beachten Sie: Damit alternativ zum Standard-E-Mail-Format die E-Mail Templates durch die Applikation genutzt werden, müssen diese aktiviert werden. Aktuell kann dies nicht über die Oberfläche erfolgen. Aus diesem Grund wenden Sie sich bitte an ihrer zuständigen REALTECH Ansprechpartner, damit die Einstellung 'UseNewMailTemplates' auf 'true' gesetzt wird.
Das 'Templates'-Konfigurationselement
Abbildung 01: Startseite der Mail-Templates (Beispiel)
Beim Besuch der 'E-Mail Templates' Seite wird Ihnen links der Baum mit den unterschiedlichen Konfigurationsmöglichkeiten für E-Mail Templates angezeigt. Dabei ist i. A. unterhalb des Baumelements 'Templates' der Bereich 'Service Operations' ausgewählt. Für diesen dot4-Bereich werden die definierten E-Mail Templates im rechten Frame angezeigt. Bei Auswahl eines der Templates können Sie über 'Editieren' mit Bleistift-Symbol im Funktions-Menü des Templates (drei Punkte beim Drüberschweben klicken) das Template bearbeiten; es wird Ihnen ein Dialog angezeigt, in dem Sie:
Eine Beschreibung hinzufügen können.
Definieren, für welche Aktion das Template verwendet werden soll. Aktionen sind z.B. das Erstellen oder Aktualisieren eines Tickets, die in dot4 durch 'CreateTicket' bzw. 'TicketUpdated' identifiziert werden. Im Dialog werden Ihnen die definierten Aktion an per Select-Box angeboten. 'Aktion' ist ein Pflichtfeld für E-Mail Templates.
Definieren, für welche Funktionen des Benutzers in Bezug zu einem Ticket eine E-Mail versendet werden soll. Das Feld ist ein Pflichtfeld und erlaubt Mehrfacheingaben. Das bedeutet, dass beispielsweise bei der Aktualisierung eines Tickets (Aktion:TicketUpdated) sowohl der Anwender (Funktion:User) als auch der Bearbeiter (Funktion:Supporter) mit dem selben E-Mail-Template per E-Mail benachrichtigt werden. Andererseits können auch für die gleiche Aktion unterschiedliche E-Mail Templates je nach Funktion versendet werden. Beispielsweise erhält ein Kundenverantwortlicher bei Erstellen eines Tickets eine E-Mail mit unterschiedlichen Textbausteinen und ggf. Layout als Benutzer, Anwender, Co-User und Key-User des Tickets.
Wichtiger Hinweis Der Begriff 'Funktion' bezieht sich darauf, in welcher Beziehung ein Benutzer zu einem Ticket bzw. zu den am Ticket beteiligten Benutzern oder Firmen steht. Über zugewiesene 'Rollen' hingegen definieren Sie, welche Bereiche des Produkts ein Benutzer einer solchen Rolle verwenden darf und welche CIs von für die Rolle berechtigten CI-Typen ihm dabei zur Verfügung stehen.
Definieren, welche Textbausteine, s.u., für die unterschiedlichen Elemente einer E-Mail verwendet werden sollen. Die Elemente, für die Textbausteine definiert werden können sind: Subject, Header, Body und Footer. Sämtliche Felder, für die Textbausteine ausgewählt werden können, sind Pflichtfelder.
Definieren welches 'Theme' zur Farbgestaltung für Texte und Hintergründe standardmäßig verwendet wird. Text- und Hintergrundfarben, die Sie in Testbausteinen definieren, überschreiben die Standard-Einstellungen des zugewiesenen Themes. Auch 'Theme' ist ein Pflichtfeld.
Um das Aussehen der E-Mails, die passend zu einer Aktion versendet werden, zu überprüfen, können Sie sich durch Doppelklicken in der Liste oder über das Auge-Symbol des Funktions-Menüs eine Vorschau des konfigurierten Templates anzeigen lassen. Durch 'Test Mail senden' können Sie eine Beispiel-E-Mail im Layout des dargestellten Templates an die Adresse im nebenstehenden Text-Eingabefeld senden. Letzteres ist mit der E-Mail-Adresse Ihres angemeldeten Benutzers vorbelegt.
Das 'Textbaustein'-Konfigurationselement
Um Textbausteine mit eigenem Layout und Hyperlinks zu definieren wählen Sie im linken Frame 'Textbaustein'. Zum Ändern doppelklicken Sie bitte einen der Textbausteine im rechten Frame oder wählen Sie 'Editieren' in dessen Funktions-Menü. Im darauf sich öffnenden Editier-Dialog können Sie für den gewählten Textbaustein einen Namen, eine Beschreibung und die Sprache, für die der Textbaustein verwendet werden soll, vergeben. Um die Auswahl von Textbausteinen in E-Mail Templates zu erleichtern, empfiehlt es sich, den Bereich der E-Mail, für das er vorgesehen ist, im Namen festzuhalten, z.B. Body:TicketCreatedKeyUser. Falls kein Textbaustein für die eingestellte Sprache des eine E-Mail empfangenden Benutzers definiert wurde, wird für das betroffene E-Mail Template dieser Textbaustein für die Sprache, in der er definiert wurde, verwendet; im Template selber geben Sie keine Sprache für den Textbaustein an. Für den darzustellenden Text des Textbausteins können Sie Farbe, Hintergrundfarbe und diverse Formatierungen einstellen. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, Hyperlinks in Ihrem Text einzufügen. Schließlich können Sie bestimmte Attribute von Tickets über deren technischen Namen in den Textbaustein schreiben lassen. Schreiben Sie hierzu das Zeichen '$' in das Feld 'Inhalt'. Sie können dann eine Variable für das gewünschte Attribut aus einer Auswahlliste in 'Inhalt' einfügen. Beispiel:Wählen Sie nach Eingabe von '$' das Element "name" aus der Auswahlliste. In den Textbaustein wird dann der Text "$name$" eingefügt. Weisen Sie den bearbeiteten Textbaustein einem Template für die Aktion "CreateTicket" zu. Bei Auslösen der Aktion 'CreateTicket' wird dann "$name$" durch den Titel des Tickets im bearbeiteten Textbaustein ersetzt.
Das 'Theme'-Konfigurationselement
Um das farbliche Layout versendeter Email s zu konfigurieren, wählen Sie im linken Frame 'Theme'. Sie können dann ein Theme neu erstellen bzw. ein Bestehendes editieren. Durch Bearbeiten eines Themes können Sie für die Bereiche einer Email die Farben von Texten und Hintergründen bestimmen. Um das Ergebnis Ihrer Bearbeitung zu prüfen, weisen Sie das modifizierte Theme einem E-Mail Template zu und prüfen Sie die Gestaltung des Themes über das Template wie in Das 'Templates'-Konfigurationselement beschrieben.
Die Liste der definierten Aktionen
Wie schon erwähnt wird unter 'Aktion' lediglich die Liste der defnierten Aktionen hinterlegt, die ein Ereignis auslösen, für das eine E-Mail versendet wird. In einer späteren Version könnte diese Liste z.B. auch verwendet werden, um benutzerspezifische Aktionen zu definieren, die mit Workflows oder CI-Typen assoziiert werden können.
Druckvorlagen
Unter diesem Menüpunkten können Sie unterschiedliche Vorlagen zum Drucken von CIs festlegen. Für jede CI-Kategorie und -Typ können separate Vorlagen erstellt werden.
Sie können hier festlegen, welche CI-Attribute beim Druck berücksichtigt und ausgedruckt werden.
Administrations-Historie
Wichtig
Diese Kachel ist nur sichtbar, wenn zuvor die Berechtigung im Menü Administration > Rollen & Berechtigungen > Allgemeine Berechtigungen in der Baumsicht unter Administration > Systemeinstellungen > Administrations-Historie gesetzt wurde.
In der Administrations-Historie werden alle administrativen Änderungen protokolliert:
"Änderungszeit" (Zeitpunkt der administrativen Änderung)
"Geändert von" (Benutzer, der die Änderung ausgeführt hat)
"Beschreibung" (Spalte für die Beschreibung der administrativen Änderung) pro Benutzersprache, z.B. "Rolle 'xyz' angelegt"
"Aktivität"
"Bereich"
Administration - Service Management
Administration - Service Operations
Administration - Configuration Management
Administration - Workflows
Administration - Rollen & Rechte
Administration - Systemeinstellungen
Änderungen im administrativen Bereich werden in dieser Tabelle angezeigt und können so nachverfolgt werden.
Mit einem Doppelklick können Sie die Einträge in einer Detailsicht öffnen.
Logon-Historie
Hinweise:
Die Logon-Historie kann aus Gründen des Persönlichkeitsschutzes nicht über die Oberfläche aktiviert werden.
Sofern der Bedarf und die Zustimmung in ihrem Unternehmen besteht setzen sie sich gerne mit uns in Verbindung, so dass die Aufzeichnung der Logon-Historie aktiviert werden kann.
Wenn aktiviert, werden An- und Abmeldungen der Benutzer in dot4 protokolliert und können über die Tabelle der Logon-Historie eingesehen werden.
Hier sieht man den Zeitpunkt der An-/Abmeldung, den Namen des Benutzers, seine E-Mail-Adresse, unter Client die Art des Aufrufs (dot4.interactive = Browser, dot4.api.client = API-Aufruf, dot4PushService), und den Typ des Eintrags (Login/Logout).
Per Default besitzt keine Rolle die Berechtigung, die Logon-Historie zu sehen. Um die Logon-Historie aufrufen zu können (sofern aktiviert),muss unter Administration > Rollen & Berechtigungen > Allgemeine Berechtigungen in der Baumsicht unter Administration > Systemeinstellungen > Logon-Historie für die befugten Rollen die Berechtigung gesetzt werden.
Aus Gründen der Revisionssicherheit ist in dieser Tabelle keine Bearbeitung und kein Löschen möglich.
Hinweis
Logout wird nur protokolliert, wenn der Anwender sich aktiv vom System abmeldet.
CI-Änderungshistorie löschen
Wichtig
Diese Kachel ist nur sichtbar, wenn zuvor die Berechtigung im Menü Administration > Rollen & Berechtigungen > Allgemeine Berechtigungen in der Baum-Sicht Administration > Systemeinstellungen > CI-Änderungshistorie löschen gesetzt wurde.
Änderungen an CIs und deren Beziehungen werden protokolliert und können unter Berichte > CI-Änderungshistorie als konfigurierbare Berichte angezeigt werden.
Um den Datenbestand der Historie aus Performance-Gründen nicht zu stark anwachsen zu lassen, kann man in diesem Bereich Einträge auf Knopfdruck löschen, die
älter als 6 Monate
älter als 1 Jahr oder
älter als 2 Jahre sind.
Verwaltung von Tags
Wichtig
Diese Kachel ist nur sichtbar, wenn zuvor die Berechtigung im Menü Administration > Rollen & Berechtigungen > Allgemeine Berechtigungen in der Baum-Sicht Administration > Systemeinstellungen > Verwaltung von Tags gesetzt wurde.
Unter Administration -> Systemeinstellungen -> Liste der Tags haben Sie eine Übersicht aller aktuellen Tags. Hier können Sie mit den entsprechenden Berechtigungen über (oberhalb der Liste) neue Tags erstellen und vorhandene Tags über mehrfache Selektion löschen.
Systemvariablen
Wichtig
Diese Kachel ist nur sichtbar, wenn zuvor die Berechtigung im Menü Administration > Rollen & Berechtigungen > Allgemeine Berechtigungen in der Baum-Sicht Administration > Systemeinstellungen > Systemvariablen gesetzt wurde.
Unter Administration -> Systemeinstellungen -> Systemvariablen gibt es eine Übersicht über verfügbare Variablen, die zum Beispiel in Workflows zum Einsatz kommen können. Hierbei gibt es eine Basismenge, die per Default vom System zur Verfügung gestellt wird und nicht änderbar ist:
$sys_now$ - Aktuelles Datum und Zeit im System eingestellten Format zum Zeitpunkt der Ausführung. Diese Variable ist mit allen in Dot4 eingesetzten Datentypen, die etwas mit Datum/Zeit zu tun haben, kompatibel, also insbesondere: "Datum", "Datum und Zeit", "Jahr", "Zeit", "Monat und Jahr".
$sys_systemLink$ Link für Anwender, um auf das System zu kommen
$sys_technical_tenant_name$ Technischer Mandanten Name
$sys_tenant_name$ Mandanten Name
$sys_workflow_triggered_by_user$ Welcher Benutzer hat den Workflow getriggert
$sys_workflowname$ - Aktueller Workflow Name
$sys_workflowtrigger$ Warum wurde der WF ausgeführt - "Time based" oder Name des Triggers
Des Weiteren können eigene Variablen erstellt, geändert und gelöscht werden.
Beim Erstellen von Systemvariablen gibt es folgende Optionen:
Run-Time-Variable ($wfr_xyz$) oder globale Systemvariable ($tnt_xyz$)
Datentyp. Je nachdem, ob und welche Berechnungsarten mölich sein sollen
Beschreibung
Wert als Standardbelegung
Beim Löschen von Systemvariablen ist zu beachten:
Das Löschen von Systemvariablen darf nur erfolgen, wenn diese auch aus den Workflows (spätere weitere Stelle wie Launchpad etc.) gelöscht wurden
Durch RT definierte Systemvariablen können nicht gelöscht werden
Beim Bearbeiten von Systemvariablen gilt Folgendes:
Bestimmte Eigenschaften (z.B. „Beschreibung“) können geändert werden
Bei frei definierten Systemvariablen kann der „Wert“ geändert werden
Der initial festgelegte Datentyp ist nicht mehr änderbar