Berichte

Mit den dot4 Reporting-Funktionen lassen sich Informationen aus dot4 tabellarisch auflisten und zudem als PDF oder Excel-Liste ausgeben. Dies können beispielsweise Berichte über offene Tickets, Hardware-Änderungen der vergangenen 24 Stunden oder die Anzahl der seit einem bestimmten Datum erstellten Knowledge-Base-Einträge sein.

Bitte beachten Sie

Die dot4 Reporting-Funktionen stehen nur Benutzern mit entsprechenden Rollen und Rechten zur Verfügung (siehe Berichte: Rollen und Rechte).

Für alle relevanten dot4-Bereiche stehen separate Möglichkeiten zur Verfügung, damit der Anwender auf seine Bedürfnisse angepasste Berichte erstellen und verwenden kann:

Über den Menüpunkt Berichte gelangen Sie zunächst auf eine Übersichtsseite, die alle Berichte-Bereiche als Kacheln anbietet:

Übersichtsseite „Berichte" mit acht Kacheln: in der oberen Reihe Service Management, Service Operations, Knowledge Management und Configuration Management, in der unteren Reihe CI Änderungshistorie, SLA Berichte, Beziehungsberichte und BI Berichte

Angezeigt werden nur die Kacheln der Bereiche, für die Sie berechtigt sind (siehe Berichte: Rollen und Rechte).

Einige Berichte werden bereits standardmäßig mit dot4 ausgeliefert. Ist in einem Bereich bereits ein Bericht vorhanden, so wird dieser automatisch beim Aufrufen dieses Berichte-Bereichs geladen und als Tabelle ausgegeben.

Das Erstellen und Abrufen von Berichten erfolgt für alle Bereiche annähernd identisch und wird daher im Folgenden exemplarisch am Bereich Configuration Management beschrieben.

Alle Berichte-Bereiche sind gleich aufgebaut: Links steht die Auswahlliste der gespeicherten Berichte mit Suchfeld und der Schaltfläche zum Erstellen eines neuen Berichts, rechts erscheint das Ergebnis bzw. die Konfiguration des ausgewählten Berichts. Über die Leiste zwischen beiden Bereichen klappen Sie die Auswahlliste ein und wieder aus.

Berichte-Bereich „Service Operations": links die Auswahlliste „Berichte" mit Suchfeld und grüner Schaltfläche zum Erstellen, rechts die leere Inhaltsfläche, da in diesem Bereich noch kein Bericht angelegt ist

Berichte-Bereich „Configuration Management": links die Auswahlliste mit den gespeicherten Berichten, rechts die Eingabemaske mit den Abschnitten „Allgemeine Daten" und „Berichtsfilter" sowie den Schaltflächen „Speichern" und „Abbrechen". Die Abbildung zeigt einen älteren Oberflächenstand: Die Filterfelder heißen dort noch „Berichtsdatum" und „Zeitspanne", heute „Ereignis" und „Zeitraum"

Bericht erstellen

  1. Klicken Sie in dot4 im gewünschten Berichte-Bereich auf Plus-Symbol, um die Eingabemaske Berichte zu öffnen.

    Bestehen zu einem Bereich standardmäßig keine Berichte und sind noch keine Berichte angelegt worden, ist die Übersichtsseite Berichte zunächst noch leer.

    1. Geben Sie in der Eingabemaske Berichte unter "Allgemeine Daten" einen Namen und eine Beschreibung für den Bericht ein.
      Filtern Sie unter "Berichtsfilter" die für den zu erstellenden Bericht relevanten Configuration Items. Dabei gilt Folgendes: Die Filter "CI-Kategorie, -Typ" und "Ereignis" sind die zentralen Filter eines Berichts und müssen für jeden Bericht gesetzt werden.
      Mit dem Filter "CI-Kategorie, -Typ" wählen Sie aus, für welche(n) CI-Typ(en) der Bericht erstellt werden soll. Eine CI-Kategorie umfasst in der Regel mehrere CI-Typen.

      • Mit dem Filter "Ereignis" legen Sie das Datum-Attribut der CIs fest, nach dem gefiltert werden soll. Standardmäßig stehen hier "Erstellt am", "Letzte Aktualisierung am" und "Letzter Vergleich am" zur Verfügung. Haben die ausgewählte CI-Kategorie bzw. der ausgewählte CI-Typ weitere Datum-Attribute, werden diese zusätzlich als Filtermöglichkeit angeboten.

      • Der "Operator" dient dazu, die Art des Berichtszeitraums auszuwählen und entsprechend dieser Auswahl dann einen konkreten Zeitraum für den Bericht festzulegen.

      • Unter "Zeitraum" können Sie den Zeitraum einstellen, für den der Bericht erstellt wird. Es stehen die gängigen Zeiträume zur Verfügung.

        Berechnung von Zeiträumen In der folgenden Übersicht wird beschrieben, wie verschiedene Zeiträume berechnet werden:

        1. Letzter Monat Startdatum: Erster Tag des vorherigen Monats Enddatum: Aktuelles Datum und aktuelle Uhrzeit

        2. Letzte 90 Tage Startdatum: Aktuelles Datum minus 90 Tage Enddatum: Aktuelles Datum und aktuelle Uhrzeit

        3. Letzte 7 Tage Startdatum: Aktuelles Datum minus 7 Tage Enddatum: Aktuelles Datum und aktuelle Uhrzeit

        4. Letzte 30 Tage Startdatum: Aktuelles Datum minus 30 Tage Enddatum: Aktuelles Datum und aktuelle Uhrzeit

        5. Letzte Woche Startdatum: Montag der vorherigen Woche Enddatum: Aktuelles Datum und aktuelle Uhrzeit

        6. Letzter Tag Startdatum: Vorheriger Tag Enddatum: Aktuelles Datum und aktuelle Uhrzeit

        7. Letztes Quartal Das Quartal wird anhand des aktuellen Monats bestimmt. Startdatum: Erster Tag des letzten Quartals Enddatum: Letzter Tag des letzten Quartals

        8. Letztes Jahr Startdatum: 1. Januar des vorherigen Jahres Enddatum: 31. Dezember des vorherigen Jahres, 23:59:59 Uhr

        9. Nächste 90 Tage Startdatum: Heutiges Datum Enddatum: Heutiges Datum plus 90 Tage

        10. Nächste 7 Tage Startdatum: Heutiges Datum Enddatum: Heutiges Datum plus 7 Tage

  2. Bei SLA-Berichten reduziert sich die Auswahl der CI-Typen auf die relevanten Typen der (Sub-)Kategorien Prozesse/Service Operation. Außerdem kann hier die Lebenszyklusklasse der CIs (Tickets) ausgewählt werden; es ist eine Mehrfachauswahl möglich. In den Bedingungen können bei SLA-Berichten nur CI-Attribute ausgewählt werden.

    Ein Beispiel: Um für alle Configuration Items eines CI-Typs einen Bericht zu erstellen, wählen Sie als CI-Kategorie, -Typ den gewünschten CI-Typ, bei Ereignis "Erstellt am", als Operator "Zeitraum" und als Zeitraum "Jede Zeit".

    Die Angaben unter "Allgemeine Daten" und "Berichtsfilter" sind in der Regel für einen Bericht ausreichend. Möchten Sie die für den Bericht relevanten Configuration Items weiter filtern, stehen Ihnen dazu in der Tabelle darunter Filter-Bedingungen für "CI-Attribut", "CI-Typ", "Beziehung" und "Lebenszyklus" zur Verfügung.

  3. Filter-Bedingungen für "CI-Attribut", ggf. "CI-Typ", "Beziehung", "Lebenszyklus" und "Sicherheitsgruppe" können Sie durch Klick auf Plus-Symbol (oberhalb der Tabelle am Ende der Eingabemaske Berichte) festlegen. Dabei gilt Folgendes:

    • CI-Attribut: Hier können Sie Filter-Bedingungen für ein CI-Attribut, welches die zuvor gewählte CI-Kategorie oder der zuvor gewählte CI-Typ beinhaltet, einstellen. Je nach Datentyp des CI-Attributs stehen unterschiedliche Operatoren zur Verfügung. Relationsattribute fehlen zwar in der Attributsliste, können aber über den Filter " Beziehung" erreicht werden. Komplexe-/Multiattribute stehen generell nicht zur Verfügung.
      Bei Attributen des Datentyps Text können Sie mit den Operatoren "=" und "<>" auch auf einen leeren Wert prüfen: Lassen Sie das Wertfeld leer, liefert "=" die Configuration Items, bei denen das Attribut leer oder nicht gesetzt ist, und "<>" die Configuration Items, bei denen es einen Wert trägt. Nur bei Text-Attributen lässt der Dialog das Wertfeld leer; bei allen anderen Datentypen (Zahl, Datum, Auswahl, Ja/Nein) bleibt es ein Pflichtfeld.

    • CI-Typ: Mit dieser Bedingung können Sie das Filter-Ergebnis auf bestimmte CI-Typen einschränken. Diese Bedingung steht nur für CI-Kategorien zur Verfügung. Die ausgewählten CI-Typen sind ODER verknüpft.

    • Beziehung: Mit dieser Bedingung können Sie nach bestehenden Beziehungen zwischen Configuration Items filtern.

    • Lebenszyklus: Mit dieser Bedingung können Sie nach Status der Lebenszyklusmodelle des gewählten CI-Typs oder CI-Kategorie filtern. Die ausgewählten Lebenszyklusstatus sind ODER verknüpft.

    • Sicherheitsgruppe: Mit dieser Bedingung können Sie das Filter-Ergebnis auf bestimmte Sicherheitsgruppen einschränken. Die ausgewählten Sicherheitsgruppen sind ODER verknüpft.

Alle Filter-Bedingungen sind mit UND verknüpft, das heißt, dass für alle Configuration Items, die im Bericht angezeigt werden, alle Filter-Bedingungen zutreffend sein müssen. Je nach gewähltem "CI-Kategorie, -Typ"-Filter sind nicht immer alle Filter-Bedingungen verfügbar.

  • Durch Klick auf Stift-Symbol kann die in der Tabelle ausgewählte Filter-Bedingung geändert werden.

  • Durch Klick auf Papierkorb-Symbol kann die in der Tabelle ausgewählte Filter-Bedingung gelöscht werden.

  • Durch Klick auf Export-Symbol werden die Bedingungen in eine Excel-Liste exportiert.

  1. Schaltfläche „Speichern" Sie den Bericht oder verwerfen Sie diesen durch Schaltfläche „Abbrechen".

Bericht abrufen

  1. Wählen Sie in dot4 auf der Übersichtsseite Berichte den abzurufenden Bericht aus (Auswahl wird durch grüne Markierung bestätigt).

  2. Die Configuration Items werden entsprechend den für den Bericht vorgenommenen Einstellungen rechts davon tabellarisch aufgelistet.

  3. Klicken Sie rechts oben auf

    1. Export-Symbol, um den Bericht als Excel-Datei herunterzuladen

    2. Filter-Symbol, um die Filterleiste einzublenden, mit der sie den Bericht filtern können.

    3. Symbol „Spalten ein-/ausblenden", um die Spalten des Berichts ein- und auszublenden.

  4. Im Kontextmenü eines CIs haben Sie je nach Berichtstyp folgende Möglichkeiten:

    1. Augen-Symboloder Symbol mit Pfeil und Endstrich, um in die Detailsicht des CIs zu wechseln,

    2. Stern-Symbol, um dem CI zu folgen,

    3. Symbol der grafischen Beziehungsansicht, um die Beziehungsansicht des CI zu öffnen.

Einstellungen eines Berichts anpassen

  1. Wählen Sie in dot4 im gewünschten Berichte-Bereich den anzupassenden Bericht aus (Auswahl wird durch grüne Markierung bestätigt).

  2. Klicken Sie auf Schaltfläche „Konfiguration" oder Zahnrad-Symbolneben dem Namen des Berichts, um den Bericht bearbeiten zu können.

  3. Passen Sie in der Eingabemaske Berichte die Einstellungen des Berichts wie gewünscht an (Einstellungsmöglichkeiten wie unter Einen Bericht erstellen beschrieben).

  4. Schaltfläche „Speichern" Sie die Anpassungen oder verwerfen Sie diese durch Schaltfläche „Abbrechen".

Sobald ein Bericht ausgewählt ist, blendet sein Listeneintrag die zugehörigen Symbole ein:

Auswahlliste der SLA Berichte: der ausgewählte Bericht ist grün markiert und zeigt rechts im Eintrag die Symbole zum Löschen, Kopieren und Konfigurieren

Über das mittlere Symbol legen Sie eine Kopie des Berichts an. Diese Möglichkeit besteht in den Bereichen CI Änderungshistorie, SLA Berichte und Beziehungen; in den übrigen Bereichen stehen nur Löschen und Konfigurieren zur Verfügung.

CI Änderungshistorie

Unter Berichte > CI Änderungshistorie werten Sie aus, welche Configuration Items in einem Zeitraum geändert wurden und welche Attributwerte sich dabei geändert haben.

Bereich „CI Änderungshistorie": links die Auswahlliste mit den gespeicherten Berichten „ESXi Changes", „Windows OS Changes" und „WS becomes Pool Device", rechts die Ergebnisfläche mit der Zählung „CI-Änderungen: 0" und der Werkzeugleiste zum Exportieren, Filtern und Ein-/Ausblenden von Spalten

Wählen Sie links den gewünschten Bericht aus; das Ergebnis wird rechts als Tabelle CI-Änderungen ausgegeben.

Ausgewählter Bericht „ESXi Changes" (grün markiert); rechts die Ergebnistabelle mit den Spalten „Änderungszeit", „CI ID", „CI-Typ", „CI-Name", „Änderungstyp", „Änderungsquelle", „Attribut" und „Alter Attr. Wert" – im Beispiel ohne Treffer

Die Tabelle enthält je Änderung unter anderem "Änderungszeit", "CI ID", "CI-Typ", "CI-Name", "Änderungstyp", "Änderungsquelle", "Geändert von", "Attribut", "Alter Attr. Wert" und "Neuer Attr. Wert"; bei Änderungen an Beziehungen zusätzlich "Beziehungstyp" und "Ziel-CI". Welche Spalten angezeigt werden, steuern Sie über Spalten ein-/ausblenden.

Die Konfiguration eines Berichts – Konfiguration des CI-Änderungsverlaufs – gliedert sich in die Abschnitte Allgemeine Daten, Berichtsfilter, Kriterien und Zeitgesteuerte Aktionen.

SLA Berichte

Unter Berichte > SLA Berichte werten Sie aus, wie die vereinbarten Service-Ziele für Ihre Tickets eingehalten wurden. Grundlage sind die Kennzahlen der Tickets; sie und die zugehörigen Service-Ziele werden im Administrationsbereich festgelegt.

Bereich „SLA Berichte": links die Auswahlliste mit einem gespeicherten Bericht, rechts die Ergebnistabelle mit den Spalten „CI-Name", „CI-Typ", „Lebenszyklusphase", „Lebenszyklusstatus", „Lebenszyklusklasse", „Kennzahl", „Art der Kennzahl" und „Eskalationsstufe" – im Beispiel ohne Treffer

Die Ergebnistabelle listet je Ticket und Kennzahl unter anderem "Kennzahl", "Art der Kennzahl", "Eskalationsstufe", "Geplante Endzeit", "Endzeit", "Geplante Dauer", "Dauer", "SLA erreicht" und "Service-Ziel" auf.

Beziehungsberichte

Unter Berichte > Beziehungen werten Sie die Beziehungen zwischen Configuration Items aus – zum Beispiel, welche Person welchen Rechner nutzt.

Bereich „Beziehungen": links die Auswahlliste „Beziehungsberichte" mit zwei gespeicherten Berichten, rechts der Kopfbereich „Konfiguration des Beziehungsberichts" mit der Schaltfläche „Bearbeiten"

Einen neuen Beziehungsbericht legen Sie über Plus-Symbol oberhalb der Auswahlliste an. Die Konfiguration des Beziehungsberichts besteht aus drei Abschnitten:

„Konfiguration des Beziehungsberichts" mit den zugeklappten Abschnitten „Allgemeine Daten", „Beziehung" und „Zeitgesteuerte Aktionen" sowie den Schaltflächen „Speichern" und „Abbrechen"

  1. Geben Sie unter Allgemeine Daten "Name" und "Beschreibung" des Berichts ein.

  2. Wählen Sie unter Beziehung den auszuwertenden Beziehungstyp aus. Diese Angabe ist erforderlich.

  3. Legen Sie unter Zeitgesteuerte Aktionen bei Bedarf fest, wann der Bericht automatisch ausgeführt und versendet werden soll (siehe Abschnitt Zeitgesteuerte Ausführung von Berichten und E-Mail-Benachrichtigung).

  4. Speichern Sie den Bericht oder verwerfen Sie ihn über "Abbrechen".

Zeitgesteuerte Ausführung von Berichten und E-Mail-Benachrichtigung

Zeitplan erstellen

Sie können Berichte (BI Berichte ausgenommen) zeitgesteuert ausführen und an Personen bzw. Personengruppen senden lassen. Bearbeiten Sie dazu den gewünschten Bericht (Zahnrad-Symbol). Zusätzlich zu den oben beschriebenen Bereichen erscheint hier der Bereich Zeitgesteuerte Aktionen. Legen Sie darunter fest, in welchen Intervallen der Bericht erstellt werden soll; es sind hier mehrere Zeitpunkte möglich. Um einen neuen Zeitpunkt festzulegen, drücken Sie auf das Pluszeichen Plus-Symbol, es erscheint ein Dialog:

Dialog zur Zeitplanung eines Berichts mit den Feldern „Häufigkeit" (hier „Einmalig"), „Zeitpunkt", „E-Mail Benachrichtigung" und „Sprache" sowie den Schaltflächen „Ok" und „Abbrechen"

Bei Häufigkeit haben Sie die Auswahl unter: Einmalig, Täglich, Wöchentlich und Monatlich.

Je nach eingestellter Häufigkeit haben Sie weitere Optionen:

  • Einmalig: Hier stellen Sie unter Zeitpunkt Datum und Uhrzeit der Ausführung ein. Der Bericht wird nur einmal zu diesem Zeitpunkt ausgeführt.

  • Täglich: Hier stellen Sie unter Uhrzeit ein, wann der Bericht ausgeführt werden soll. Der Bericht wird dann täglich um diese Uhrzeit ausgeführt.

  • Wöchentlich: Hier stellen Sie unter Wochentag den Wochentag und unter Uhrzeit die Zeit ein. Der Bericht wird dann wöchentlich am festgelegten Wochentag zur festgelegten Uhrzeit ausgeführt.

  • Monatlich: Hier stellen Sie unter Tag den Tag im Monat und unter Uhrzeit die Zeit ein. Der Bericht wird dann am festgelegten Tag des Monats zur festgelegten Uhrzeit ausgeführt.

Das Feld Status ist nicht editierbar und zeigt an, ob der Bericht in der Warteschlange steht (Geplant) oder gerade ausgeführt wird (In Ausführung).

Bestätigen Sie Ihre getätigten Einstellungen mit OK.

Im Bereich E-Mail Benachrichtigung stellen Sie ein, an welche Benutzer oder Personengruppen der zeitgesteuert ausgeführte Bericht gesendet werden soll.

  • Benutzer: Hier können Sie die Benutzer auswählen, denen der Bericht nach Ausführung per E-Mail zugesandt wird.

  • Hier können Sie die Personengruppen eintragen, deren Mitgliedern der Bericht nach Ausführung per E-Mail zugesandt wird.

Im Feld Sprache stellen Sie ein, in welcher Sprache das E-Mail und der Bericht abgefasst werden soll. Per Voreinstellung ist die Sprache des Anwenders eingestellt, der den Zeitplan erstellt.

Berichte: Rollen und Rechte

Welche Standard-Rollen Zugriff auf welchen Berichte-Bereich haben, zeigt die folgende Tabelle. Alle Standard-Rollen haben dabei alle verfügbaren Rechte (Bericht ansehen/hinzufügen/bearbeiten/löschen).

Rolle Zugriff
Administrator Diese Rolle hat Zugriff auf alle Berichte-Bereiche.
Configuration-Analyst Diese Rolle hat Zugriff auf den Berichte-Bereich Configuration Management.
Configuration-Verantwortlicher Diese Rolle hat Zugriff auf den Berichte-Bereich Configuration Management.
Incident-Manager Diese Rolle hat Zugriff auf den Berichte-Bereich Service Operations.
Service-Manager Diese Rolle hat Zugriff auf den Berichte-Bereich Service Management.
Wissensmanager Diese Rolle hat Zugriff auf den Berichte-Bereich Knowledge Management.

Unter Administration -> Systemeinstellungen -> Rollen kann ein Administrator zusätzliche Rollen mit Zugriffsmöglichkeit auf mehrere oder alle Berichte-Bereiche konfigurieren.

Einbindung von Power BI Berichten

Mit der Einbindung von Power BI Berichten ist die Aufbereitung, Modellierung und Visualisierung der Daten sehr einfach und mit wenig Aufwand möglich. Analysen lassen sich ohne spezielles IT-Know-how durchführen und professionelle Berichte leicht zusammenstellen.

Über verschiedene Schnittstellen, wie z.B. den GIC, können Daten aus dot4 exportiert werden.

Um Power BI Berichte im dot4 einbinden und auswerten zu können, muss der Benutzer eine Microsoft Power BI Pro-Lizenz besitzen. Zusätzlich muss der Benutzer für jeden Bericht, den er auswerten möchte Zugriffsrechte besitzen. Diese kann er aber beim Öffnen der Berichte in dot4 direkt beim Administrator anfordern.

Eingebundener Power-BI-Bericht im Bereich „BI Berichte": links die Auswahlliste mit dem markierten Bericht, rechts der Bericht selbst mit Kennzahlenkacheln, Torten- und Balkendiagrammen sowie Registerkarten am unteren Rand

Der Bereich ist wie die übrigen Berichte-Bereiche aufgebaut: Links wählen Sie den gewünschten Bericht aus, rechts wird er eingebettet dargestellt. Am markierten Listeneintrag löschen bzw. konfigurieren Sie den Bericht; Kopieren steht bei BI Berichten nicht zur Verfügung.

Bereich „BI Berichte": links die Auswahlliste mit einem markierten Bericht und den Symbolen zum Löschen und Konfigurieren, rechts die Fläche des eingebetteten Power-BI-Berichts – in dieser Abbildung abgedeckt

Bericht einbinden

  1. Klicken Sie in dot4 auf der Übersichtsseite Berichte -> BI Berichte auf Plus-Symbol, um die Eingabemaske Berichte Konfiguration zu öffnen.

    • Geben Sie einen aussagekräftigen Namen für den Bericht an.

    • Fügen Sie die URL aus dem Power BI Tool an. Sie finden die URL im Power BI Bericht unter:

      Freigeben > Bericht einbetten > Website oder Portal

      Power-BI-Menü „Freigeben" mit dem aufgeklappten Untermenü „Bericht einbetten" und dem Eintrag „Website oder Portal"

    • Vergeben Sie noch eine schlüssige Beschreibung.

  2. Speichern Sie Ihre eingegebene Konfiguration über den Schaltfläche „Speichern"Button ab.