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Berichte

Mit den dot4 Reporting-Funktionen lassen sich Informationen aus dot4 tabellarisch auflisten und zudem als PDF oder Excel-Liste ausgeben. Dies können beispielsweise Berichte über offene Tickets, Hardware-Änderungen der vergangenen 24 Stunden oder die Anzahl der seit einem bestimmten Datum erstellten Knowledge-Base-Einträge sein.

Bitte beachten Sie

Die dot4 Reporting-Funktionen stehen nur Benutzern mit entsprechenden Rollen und Rechten zur Verfügung (siehe Berichte: Rollen und Rechte.

Für alle relevanten dot4-Bereiche stehen separate Möglichkeiten zur Verfügung, damit der Anwender auf seine Bedürfnisse angepasste Berichte erstellen und verwenden kann:

Einige Berichte werden bereits standardmäßig mit dot4 ausgeliefert. Ist in einem Bereich bereits ein Bericht vorhanden, so wird dieser automatisch beim Aufrufen dieses Berichte-Bereichs geladen und als Tabelle ausgegeben.

Das Erstellen und Abrufen von Berichten erfolgt für alle Bereiche annähernd identisch und wird daher im Folgenden exemplarisch am Bereich Configuration Management beschrieben.

Übersichtsseite Berichte mit Eingabemaske Berichte (Beispiel)

Bericht erstellen

1. Klicken Sie in dot4 auf der Übersichtsseite Berichte (siehe Abbildung 01) auf , um die Eingabemaske Berichte zu öffnen.

   Bestehen zu einem Bereich standardmäßig keine Berichte und sind noch keine Berichte angelegt worden, ist die Übersichtsseite Berichte zunächst noch leer.

2. Geben Sie in der Eingabemaske Berichte unter "Allgemeine Daten" einen Namen und eine Beschreibung für den Bericht ein.
   Filtern Sie unter "Berichtsfilter" die für den zu erstellenden Bericht relevanten Configuration Items. Dabei gilt Folgendes: Die Filter "CI-Kategorie, -Typ" und "Ereignis" sind die zentralen Filter eines Berichts und müssen für jeden Bericht gesetzt werden.
   Mit dem Filter "CI-Kategorie, -Typ" wählen Sie aus, für welche(n) CI-Typ(en) der Bericht erstellt werden soll. Eine CI-Kategorie umfasst in der Regel mehrere CI-Typen.
   

   • Mit dem Filter "Ereignis" legen Sie das Datum-Attribut der CIs fest, nach dem gefiltert werden soll. Standardmäßig stehen hier "Erstellt am", "Letzte Aktualisierung am" und "Letzter Vergleich am" zur Verfügung. Haben die ausgewählte CI-Kategorie bzw. der ausgewählte CI-Typ weitere Datum-Attribute, werden diese zusätzlich als Filtermöglichkeit angeboten.

   • Der "Operator" dient dazu, die Art des Berichtszeitraums auszuwählen und entsprechend dieser Auswahl dann einen konkreten Zeitraum für den Bericht festzulegen.

   • Unter "Zeitraum" können Sie den Zeitraum einstellen, für den der Bericht erstellt wird. Es stehen die gängigen Zeiträume zur Verfügung.

3. Bei SLA-Berichten reduziert sich sich die Auswahl der CI-Typen auf die relevanten Typen der (Sub-)Kategorien Prozesse/Service Operation. Außerdem kann hier die Lebenszyklusklasse der CIs (Tickets) ausgewählt werden; es ist eine Mehrfachauswahl möglich. In den Bedingungen können bei SLA-Berichten nur CI-Attribute ausgewählt werden.

   Ein Beispiel: Um für alle Configuration Items eines CI-Typs einen Bericht zu erstellen, wählen Sie als CI-Kategorie, -Typ den gewünschten CI-Typ, bei Ereignis "Erstellt am", als Operator "Zeitraum" und als Zeitraum "Jede Zeit".

   Die Angaben unter "Allgemeine Daten" und "Berichtsfilter" sind in der Regel für einen Bericht ausreichend. Möchten Sie die für den Bericht relevanten Configuration Items weiter filtern, stehen Ihnen dazu in der Tabelle darunter Filter-Bedingungen für "CI-Attribut", "CI-Typ", "Beziehung" und "Lebenszyklus" zur Verfügung.

4. Filter-Bedingungen für "CI-Attribut", ggf. "CI-Typ", "Beziehung", "Lebenszyklus" und 'Sicherheitsgruppen' können Sie durch Klick auf (oberhalb der Tabelle am Ende der Eingabemaske Berichte) festlegen. Dabei gilt Folgendes:

   • CI-Attribut: Hier können Sie Filter-Bedingungen für ein CI-Attribut, welches die zuvor gewählte CI-Kategorie oder der zuvor gewählte CI-Typ beinhaltet, einstellen. Je nach Datentyp des CI-Attributs stehen unterschiedliche Operatoren zur Verfügung. Relationsattribute fehlen zwar in der Attributsliste, können aber über den Filter " Beziehung" erreicht werden. Komplexe-/Multiattribute stehen generell nicht zur Verfügung.

   • CI-Typ: Mit dieser Bedingung können Sie das Filter-Ergebnis auf bestimmte CI-Typen einschränken. Diese Bedingung steht nur für CI-Kategorien zur Verfügung. Die ausgewählten CI-Typen sind ODER verknüpft.

   • Beziehung: Mit dieser Bedingung können Sie nach bestehenden Beziehungen zwischen Configuration Items filtern.

   • Lebenszyklus: Mit dieser Bedingung können Sie nach Status der Lebenszyklusmodelle des gewählten CI-Typs oder CI-Kategorie filtern. Die ausgewählten Lebenszyklusstatus sind ODER verknüpft.

   • Sicherheitsgruppen: Mit dieser Bedingung können Sie das Filter-Ergebnis auf bestimmte Sicherheitsgruppen einschränken. Die ausgewählten Sicherheitsgruppen sind ODER verknüpft.

Alle Filter-Bedingungen sind mit UND verknüpft, das heißt, dass für alle Configuration Items, die im Bericht angezeigt werden, alle Filter-Bedingungen zutreffend sein müssen. Je nach gewähltem "CI-Kategorie, -Typ"-Filter sind nicht immer alle Filter-Bedingungen verfügbar.

• Durch Klick auf kann die in der Tabelle ausgewählte Filter-Bedingung geändert werden.

• Durch Klick auf kann die in der Tabelle ausgewählte Filter-Bedingung gelöscht werden.

• Durch Klick auf werden die Bedingungen in eine Excel-Liste exportiert.

1. Sie den Bericht oder verwerfen Sie diesen durch .

Bericht abrufen

1. Wählen Sie in dot4 auf der Übersichtsseite Berichte den abzurufenden Bericht aus (Auswahl wird durch grüne Markierung bestätigt).

2. Die Configuration Items werden entsprechend den für den Bericht vorgenommenen Einstellungen rechts davon tabellarisch aufgelistet.

3. Klicken Sie rechts oben auf

   1. , um den Bericht als Excel-Datei herunterzuladen

   2. , um die Filterleiste einzublenden, mit der sie den Bericht filtern können.

   3. , um die Spalten des Berichts ein- und auszublenden.

4. Im Kontextmenü eines CIs haben Sie je nach Berichtstyp folgende Möglichkeiten:

   1. oder , um in die Detailsicht des CIs zu wechseln,

   2. , um dem CI zu folgen,

   3. , um die Beziehungsansicht des CI zu öffnen.

Einstellungen eines Berichts anpassen

1. Wählen Sie in dot4 auf der Übersichtsseite Berichte (siehe Abbildung 01) den anzupassenden Bericht aus (Auswahl wird durch grüne Markierung bestätigt).

2. Klicken Sie auf oder neben dem Namen des Berichts, um den Bericht bearbeiten zu können.

3. Passen Sie in der Eingabemaske Berichte die Einstellungen des Berichts wie gewünscht an (Einstellungsmöglichkeiten wie unter Einen Bericht erstellen beschrieben).

4. Sie die Anpassungen oder verwerfen Sie diese durch .

Zeitgesteuerte Ausführung von Berichten und E-Mail-Benachrichtigung

(nur CI Änderungshistorie, SLA Berichte und Beziehungen)

Zeitplan erstellen

Sie können Berichte (BI Berichte ausgenommen) zeitgesteuert ausführen und an Personen bzw. Personengruppen senden lassen. Bearbeiten Sie dazu den gewünschten Bericht (). Zusätzlich zu den oben beschriebenen Bereichen erscheint hier der Bereich Zeitgesteuerte Aktionen. Legen Sie darunter fest, in welchen Intervallen der Bericht erstellt werden soll; es sind hier mehrere Zeitpunkte möglich. Um einen neuen Zeitpunkt festzulegen, drücken Sie auf das Pluszeichen , es erscheint ein Dialog:

Bei Häufigkeit haben Sie die Auswahl unter: Einmalig, Täglich, Wöchentlich und Monatlich.

Je nach eingestellter Häufigkeit haben Sie weitere Optionen:

• Einmalig: Hier stellen Sie unter Zeitpunkt Datum und Uhrzeit der Ausführung ein. Der Bericht wird nur einmal zu diesem Zeitpunkt ausgeführt.

• Täglich: Hier stellen Sie unter Uhrzeit ein, wann der Bericht ausgeführt werden soll. Der Bericht wird dann täglich um diese Uhrzeit ausgeführt.

• Wöchentlich: Hier stellen Sie unter Wochentag den Wochentag und unter Uhrzeit die Zeit ein. Der Bericht wird dann wöchentlich am festgelegten Wochentag zur festgelegten Uhrzeit ausgeführt.

• Monatlich: Hier stellen Sie unter Tag den Tag im Monat und unter Uhrzeit die Zeit ein. Der Bericht wird dann am festgelegten Tag des Monats zur festgelegten Uhrzeit ausgeführt.

Das Feld Status ist nicht editierbar und zeigt an, ob der Bericht in der Warteschlange steht (Geplant) oder gerade ausgeführt wird (In Ausführung).

Bestätigen Sie Ihre getätigten Einstellungen mit OK.

Im Bereich E-Mail Benachrichtigung stellen Sie ein, an welche Benutzer oder Personengruppen der zeitgesteuert ausgeführte Bericht gesendet werden soll.

• Benutzer: Hier können Sie die Benutzer auswählen, denen der Bericht nach Ausführung per E-Mail zugesandt wird.

• Hier können Sie die Personengruppen eintragen, deren Mitgliedern der Bericht nach Ausführung per E-Mail zugesandt wird.

Im Feld Sprache stellen Sie ein, in welcher Sprache das E-Mail und der Bericht abgefasst werden soll. Per Voreinstellung ist die Sprache des Anwenders eingestellt, der den Zeitplan erstellt.

Berichte: Rollen und Rechte

Welche Standard-Rollen Zugriff auf welchen Berichte-Bereich haben, zeigt die folgende Tabelle. Alle Standard-Rollen haben dabei alle verfügbaren Rechte (Bericht ansehen/hinzufügen/bearbeiten/löschen).

Rolle	Zugriff
Administrator	Diese Rolle hat Zugriff auf alle Berichte-Bereiche.
Configuration-Analyst	Diese Rolle hat Zugriff auf den Berichte-Bereich Configuration Management.
Configuration-Verantwortlicher	Diese Rolle hat Zugriff auf den Berichte-Bereich Configuration Management.
Incident-Manager	Diese Rolle hat Zugriff auf den Berichte-Bereich Service Operations.
Service-Manager	Diese Rolle hat Zugriff auf den Berichte-Bereich Service Management.
Wissensmanager	Diese Rolle hat Zugriff auf den Berichte-Bereich Knowledge Management.

Unter Administration -> Systemeinstellungen -> Rollen kann ein Administrator zusätzliche Rollen mit Zugriffsmöglichkeit auf mehrere oder alle Berichte-Bereiche konfigurieren.

Einbindung von Power BI Berichten

Mit der Einbindung von Power BI Berichten ist die Aufbereitung, Modellierung und Visualisierung der Daten sehr einfach und mit wenig Aufwand möglich. Analysen lassen sich ohne spezielles IT-Know-how durchführen und professionelle Berichte leicht zusammenstellen.

Über verschiedene Schnittstellen, wie z.B. den GIC, können Daten aus dot4 exportiert werden.

Um Power BI Berichte im dot4 einbinden und auswerten zu können, muss der Benutzer eine Microsoft Power BI Pro-Lizenz besitzen. Zusätzlich muss der Benutzer für jeden Bericht, den er auswerten möchte Zugriffsrechte besitzen. Diese kann er aber beim Öffnen der Berichte in dot4 direkt beim Administrator anfordern.

Bericht einbinden

1. Klicken Sie in dot4 auf der Übersichtsseite Berichte -> BI Berichte auf , um die Eingabemaske Berichte Konfiguration zu öffnen.

   • Geben Sie einen aussagekräftigen Namen für den Berichte an.

   • Fügen Sie die URL aus dem Power BI Tool an. Sie finden die URL im Power BI Bericht unter:

     Freigabe > Bericht einbinden > Website oder Portal

     

   • Vergeben Sie noch eine schlüssige Beschreibung.

2. Speichern Sie Ihre eingegebene Konfiguration über den Button ab.